Perustelut
Hankintailmoitus ja hankinnan kohde
Hankintayksikkö julkaisi 14.4.2022 hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön numero KEUDno-2021-14704 ilmoituskanavissa www.hankintailmoitukset.fi ja Tarjouspalvelu.fi. Hankintailmoituksella käynnistettiin alueellisen kotihoidon hankinta. Osallistumispyynnön ehdot on tarkemmin kuvattu liitteessä Osallistumispyyntö.
Hankinnan kohteena on alueellinen kotihoidon palvelu Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymään kuuluvan Hyvinkään kaupungin 1 Hyvinkäänkylän, 2 Martin ja 3 Parantolan alueilla (kotihoitoalueet). Hankinnan kohteeseen kuuluu optiona hankinnan kohteena olevien palveluiden ja niihin liittyvien palveluiden kehittämispalvelu. Lisäksi kotihoidon tuottaminen uudella kotihoitoalueella sisältyy hankintaan tilaajan optiona. Tilaaja päättää optioiden käyttöönotosta viimeistään ennen kolmannen sopimusvuoden päättymistä.
Kotihoidolla tarkoitetaan sosiaalihuoltolain (1301/2014) 19 §:n mukaisen kotipalvelun ja terveydenhuoltolain (1326/2010) 25 §:ään sisältyvien kotisairaanhoidon tehtävien muodostamaa kokonaisuutta. Kotihoitoa järjestetään myös osana vammaispalvelulain 8 §:n tarkoittaman palveluasuminen kotiin -palvelua. Asiakkaan palvelun toteutus perustuu tilaajan asiakaskohtaiseen päätökseen ja asiakas-, palvelu-, hoito- tai vastaavaan suunnitelmaan. Hankittavaan palveluun ei kuulu tilapäinen kotihoidon palvelu eivätkä kotihoidon tukipalvelut lukuun ottamatta peseytymispalvelua. Myöskään kotihoidon etähoiva ja asiakkaat, joilla on lääkerobotti ilman kotihoidon käyntejä, eivät kuulu hankintaan.
Tehtävä hankintasopimus on voimassa määräaikaisena kolme (3) vuotta (varsinainen sopimuskausi). Tämän jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana molemmin puolisella kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla.
Hankintamenettely
Kyseessä on liitteen E mukainen sosiaali- ja terveyspalveluhankinta. Hankintaan sovelletaan hankintalain 12 luvun säännöksiä ja 3 §:n mukaisia hankintojen yleisiä periaatteita.
Hankinta toteutetaan vuoden 2007 hankintalain (348/2007) mukaista neuvottelumenettelyä soveltuvin osin hyödyntäen. Menettely on kaksivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa tilaaja pyytää osallistumispyynnöllä osallistumishakemuksia. Tilaaja valitsee osallistumishakemusten perusteella enintään kuusi (6) ehdokasta/tarjoajaa neuvotteluvaiheeseen. Neuvotteluvaihe toteutetaan useampana neuvottelukierroksena ja neuvottelujen päätteeksi tilaaja lähettää tarjouspyynnön.
Hankintamenettely on kuvattu tarkemmin liitteessä Hankintamenettelyn keskeiset piirteet.
Osallistumishakemukset ja ehdokkaiden valinta
Hankinnan ensimmäisessä vaiheessa hankintayksikkö pyysi osallistumispyynnöllä osallistumishakemuksia. Osallistumispyynnön mukaiseen määräaikaan 17.05.2022 klo 10.00 mennessä saatiin kolme (3) osallistumishakemusta. Saadut osallistumishakemukset ilmenevät liitteestä Osallistumishakemusten avauspöytäkirja.
Osallistumishakemukset käsiteltiin seuraavasti:
- ehdokkaiden soveltuvuuden tarkastus
- vähimmäisvaatimusten täyttymisen tarkastus
- osallistumishakemusten vertailu ilmoitettuja vertailuperusteita käyttäen, mikäli hyväksyttävän osallistumishakemuksen jättäneitä ehdokkaita on enemmän kuin kuusi (6)
- päätös toiselle kierrokselle eli neuvottelukierrokselle valittavista tarjoajista.
Osallistumishakemusten tarkastuksessa havaittiin, että kaikki saadut osallistumishakemukset täyttivät asetetut soveltuvuus- ja muut vaatimukset.
Osallistumispyynnön mukaan tilaaja valitsee osallistumishakemusten perusteella enintään kuusi (6) ehdokasta neuvotteluvaiheeseen. Ehdokkaiden karsinta oli tarkoitus toteuttaa arvioimalla ehdokkaiden aiempien palvelutoimitusten tilaajien tyytyväisyyttä. Koska osallistumishakemuksia saatiin vähemmän kuin neuvotteluvaiheeseen valittavien ehdokkaiden vähimmäismäärä, valittiin kaikki ehdokkaat neuvottelukierroksille ilman ehdokkaiden karsintaa.
Neuvotteluvaihe
Neuvotteluvaihe toteutettiin 6.6. – 15.6.2022 kolmella neuvottelukierroksella seuraavan ohjelman mukaisesti:
- Palvelukuvauksen vähimmäisvaatimukset ja kuvaukset
- Sopimusehdot ja menettelyn sisältö, joka mahdollistaa monituottajamallin hyödyntämisen
- Vertailuperusteet ja yhteiskehittämisen palvelu
Kaikki osallistumishakemuksen jättäneet ehdokkaat kutsuttiin neuvotteluihin, jotka toteutettiin videon välityksellä. Ehdokkaita pyydettiin toimittamaan etukäteiskommenttinsa osallistumispyynnön liitteinä olleisiin sopimusluonnokseen, alustavaan tarjouspyyntöön ja palvelukuvaukseen. Neuvoteltavissa olevat kohdat oli merkitty asiakirjoihin ja kuvattu hankintamenettelyn kuvauksessa.
Neuvottelut käytiin hankintayksikön palvelujohtaja Tiina Salmisen ja johtava hankinta-asiantuntija Tuija Anttilan johdolla neuvotteluja koskevan suunnitelman mukaisesti. Neuvottelujen sisältö on kuvattu neuvottelupöytäkirjoissa, jotka ovat liitteinä. Neuvottelupöytäkirjat sisältävät liikesalaisuuksia, joten kullekin neuvottelujen osallistujalle toimitetaan päätöksen liitteenä sitä itseään koskeva pöytäkirja.
Tarjouspyyntö ja tarjoukset
Neuvottelujen päätteeksi tilaaja viimeisteli tarjouspyynnön ja lähetti sen ehdokkaille 1.7.2022. Tarjouspyynnön ehdot ja hankittavan palvelun sisältö on kuvattu tarkemmin liitteessä Tarjouspyyntö liitteineen.
Tarjouksen jätti asetettuun määräaikaan 26.8.2022 klo 10.00 mennessä kaksi tarjoajaa. Tarjouksen jättäneet tarjoajat käyvät ilmi liitteestä Avauspöytäkirja.
Tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Hankintalain 113 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta.
Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että toinen tarjous ei ollut tarjouspyynnön mukainen henkilöstöä koskevien vaatimusten osalta. Hankintayksiköllä on siten hankintalain mukaan velvollisuus sulkea tarjous tarjouskilpailusta. Hankintayksiköllä ei ole asiassa harkintavaltaa. Tarjoajalle lähetetään liite Tarjoajakohtainen kirje, jossa tarjouskilpailusta sulkemisen perusteet on kuvattu tarkemmin.
Toinen saatu tarjous täytti osallistumispyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset ja se hyväksytään tarjousvertailuun.
Tarjousvertailu
Tarjouspyynnön mukaan kullekin kotihoitoalueelle 1 – 3 valitaan yksi (1) palveluntuottaja tuottamaan kotihoidon palvelut kotihoitoalueiden asiakkaille. Kullekin alueelle valitaan myös varatoimittaja.
Tarjousvertailu toteutettiin seuraavasti:
- tarjousvertailu tarjouspyynnön hinta- ja laatuperusteita soveltaen
- tarjousvertailuun perustuva hankintapäätös ja sen tiedoksi antaminen
- hankintalain mukaisen odotusajan kuluminen ja
- sopimusten tekeminen.
Tarjousvertailu ja sen lopputulos on kuvattu liitteessä Tarjousvertailu. Hankinta tullaan tekemään tarjouskilpailun voittaneelta palveluntuottajalta. Koska muita tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia ei saatu, varatoimittajaa ei valita.
Taloudelliset vaikutukset
Hankinnan hankintalain mukaisesti laskettu ennakoitu arvo on 13 M€/nelivuotiskausi (3,25 M€/vuosi), alv 0 %. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Kustannukset maksetaan Hyvinkään kotihoidon kustannuspaikalta 390 411 21.
Hankintasopimus ja ilmoitus
Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
Palveluntuottajalta tullaan pyytämään hankintamenettelyssä toimitettavaksi edellytetyt ja tarjoajan soveltuvuuteen liittyvät selvitykset ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
Hankinta-asiaan muutosta hakevan on hankintalain 148 §:n mukaan ilmoitettava hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen kirjaamo@keusote.fi.
Päätös
Hyväksyttiin esityksen mukaan.