Kuvaus
Tausta
Keski-Uudenmaan sote - kuntayhtymä (jatkossa "Keusote") hankki vuonna 2019 (KEUDno-2019-1883) sosiaali- ja terveyspalvelujen laadun viitekehykseksi SHQS-kriteeristön ja siihen liittyvät koulutukset. Tämä hankinta sisälsi myös Laatuportin käyttöoikeudet.
Sote-järjestämislaki §40 edellyttää valvontatiedon seuraamiseen liittyvien havaintojen ja tehtyjen toimenpiteiden julkaisemista julkisessa tietoverkossa (sote-valvontalaissa raportointivelvoite 3 kk välein). Keusotessa ei ole Palveluntuottajien valvonnassa tällä hetkellä sähköisiä työkaluja käytettävissä. Tarkastuslautakunnan (9.6.) suositus on toteuttaa ennalta ilmoittamattomia valvontakäyntejä myös omiin yksiköihin.
Hankinnan tavoitteena on ollut saada valmis työkalu Palvelutuottajien valvontaan ja sen käyttöönotto kuluvan vuoden loppuun mennessä.
Palvelutuottajien valvontatyökalun avulla tulee
- saada kokonaistilannekuva valvonnasta
- saada jatkuva tilannekuva palvelutuotannon laadusta
- pystyä seuraamaan havaittujen puutteiden ja korjaavien toimenpiteiden käsittelyä läpinäkyvästi
- voida vähentää työaikahävikkiä
- tehostaa yhteistyötä palveluntuottajien ja valvontaviranomaisten kanssa
- hallita sujuvasti palveluntuottajien toimittamia ennakkomateriaaleja sähköpostin sijaan
- parantaa tietosuojaa ja tietoturvaa.
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena on Palvelutuottajien valvontatyökalun hankinta Keusoten käytössä olevaan Qreform Oy:n Laatuporttiin. Laatuportti on modulaarinen järjestelmä ja Palvelutuottajien valvonta on yksi sen moduleista.
Hankinnan arvo
Hankinnan arvioitu arvo on n. 31400 - 33700 eur, alv 0%. Kustannukset on arvioitu 48 kuukaudelle ja ne sisältävät:
- Tekninen käyttöönotto ja kertakirjautuminen 2000 eur, alv 0%
- Jatkuvat palvelut 25200 eur, alv 0%
- Valvontatapatumalomakkeiden sisällön ja rakenteen asiakaskohtainen sovittaminen (vain tarvittaessa) 2000 - 3000 eur, alv 0%
- Mahdolliset lisäkoulutukset ja lisäylläpito sopimuskauden aikana 2200 - 3500 eur, alv 0%
Hankinnan kustannukset laskutetaan integraatio ja muutostoiminnan laatupalvelut yksikön kustannuspaikalta 39015209.
Ketjutetut kustannukset
Laatuportin nykyisen käyttölaajuuden mukaiset aiemmat kustannukset sekä tulevat 48 kuukauden kustannukset arvioidaan olevan yhteensä noin 13910 eur, alv 0%. Joten Palvelutuottajien valvontatyökalulla laajentamisen jälkeen Laatuportin ketjutetut kustannukset ovat noin 45310 - 47610 eur, alv 0% laskettuna 48 kuukautta eteenpäin.
Valintaperusteet
Keusoten asiantuntijat vertailivat kolmea järjestelmää: Polycon Oy:n Effector Tuottajavalvonta-kokonaisuutta, Arter Oy:n IMS Laadunhallintajärjestelmää ja Qreform Oy:n Laatuportin Palvelutuottajien valvontatyökalua.
Tarjoukset saatiin Polycon Oy:stä ja Qreform Oy:stä.
Ominaisuuksien laatuvertailussa tutkittiin tarjottujen järjestelmien mahdollisuuksia Palvelutuottajien valvonnan tarpeisiin seuraavien kriteerien osalta:
- Järjestelmän visuaalinen ilme
- Valvottavien palveluyksiköiden tuonti järjestelmään taustarekisteristä
- Valvottavien palveluyksiköiden listaus (kaikki ja palvelukohtaisesti) ja haku
- Palveluyksikkökohtainen valvonnan toteutuksen näkymä
- Valvonnan aikataulutus
- Valvontakäynnin ilmoitus palveluntuottajalle järjestelmän sisällä
- Valmiit sähköiset lomakepohjat toiminnan arviointiin eri palveluille
- Arviointiasteikko
- Palveluntuottajan ennakkoon täytettävä lomake
- Ennakkomateriaalien toimittaminen samaan järjestelmään
- Valvontakäynnin yhteenvetoraportti sähköisesti
- Valvontakäynnin raportin lähetys suoraan AVI:iin
- Toimenpiteitä vaativien havaintojen kirjaus poikkeamakohtaisesti
- Palveluntuottajan mahdollisuus kirjata korjaavien toimenpiteiden suunnitelma, vastuuhenkilöt ja määräajat poikkeamakohtaisesti
- Palveluntuottajan kuittaus korjaavien toimenpiteiden valmistuttua poikkeamakohtaisesti
- Korjaavien toimenpiteiden seuranta poikkeamakohtaisesti
- Automaattiset muistutukset ja hälytykset tarvittavista toimenpiteistä
- Viranhaltijan hyväksyntä korjaaville toimenpiteille poikkeamakohtaisesti
- Kooste valvontatapahtumista
- Arviointikooste
- Havaintokooste
- Korjaavien toimenpiteiden kooste
- Kokonaiskuva palvelutuotannon valvonnasta ja laadusta.
Qreform Oy:n Laatuportin Palvelutuottajien valvontatyökalu täytti kaikki ominaisuusvertailun 23 vaatimusta.
Polycon Oy:n Effector Tuottajavalvonta täytti 13 vaatimusta täysin, 4 vaatimusta osin ja 6 vaatimusta ei täyttynyt lainkaan. Tämän tuotteen osalta todettin, että sen kautta ei saada riittäviä työkaluja Palvelutuottajien valvontaan.
Hankintayksikkö päätyi ratkaisussaan Laatuportin laajentamiseen Palveluottajien valvontamodulilla.
Liitteet toimitetaan vain asianosaisille.