Yhtymähallitus, kokous 15.3.2022

Perustelut

Taustaa

Yhtymähallitus päätti kokouksessaan 7.5.2019 § 64 Ikäihmisten asumispalvelujen hankinnan kilpailutuksen käynnistämisestä. Kilpailutus on nyt käyty ja päätettävänä on hankintapäätös jossa valitaan palvelutuottajat. Kyseessä oli Keravan kaupungin, Sipoon kunnan ja Keusoten yhteinen kilpailutus. Kerava ja Sipoo tekevät valinnasta omat päätöksensä. Keusoten hallintosäännön (11§) mukaan yhtymähallitus päättää hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista, milloin niiden arvo on yli 6 000 000 euroa. 

Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Yhteisen kilpailutuksen kohteena olivat Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän, Keravan kaupungin ja Sipoon kunnan ikäihmisten asumispalvelut dynaamisessa puitejärjestelyssä. Osatarjoukset olivat sallittuja siten, että tarjoaja on voinut tarjota yhtä tai useampaa seuraavista viidestä osa-alueesta:

A. Tehostettu palveluasuminen

B. Palveluasuminen

C. Ikäihmisten lyhytaikaishoito asumispalveluyksikössä

D1. Psykogeriatrinen palveluasuminen

D2. Ikääntyneiden päihde- ja mielenterveysasiakkaiden tehostettu palveluasuminen

Hankinnan ennakoitu kokonaishinta sopimuskaudella (1.3.2020-28.2.2026) Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän osalta on n. 240 000 000 €.

Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on maaliskuussa 2020. Sopimuskauden pituudeksi on tässä hankinnassa määritelty kuusi (6) vuotta, jotta palveluiden toteuttamisessa voidaan hankintalain 108 §:n mukaisesti huomioida ja turvata palvelun käyttäjien yksilölliset ja pitkäaikaiset hoitotarpeet. Lisäksi halutaan varmistaa palveluiden asianmukainen jatkuvuus palvelun käyttäjien kannalta.

Dynaamisen puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti uusia Palveluntuottajia on mahdollista ottaa mukaan hankintakauden aikana, aina järjestelmän avaamisen yhteydessä.

Hankintamenettely         

Hankintamenettelynä oli avoin menettely. Kyseessä on hankintalain liitteen E mukainen kansallisen kynnysarvon ylittävä sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelujen hankinta. Hankintamenettelyssä sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Hankinta toteutetaan dynaamisena puitejärjestelynä, joka tarkoittaa hankintayksikön itsensä suunnittelemaa, hankintalain periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen.

Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin Hilma-ilmoituskanavassa. Hankintamenettely on tarkemmin kuvattu tarjouspyynnön liitteenä.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöaineistoa ja kilpailutusta koskevia kysymyksiä Tarjouspalvelu-portaalin kautta. Hankintayksikkö sai lukuisia kysymyksiä, joihin se lähetti vastauksensa

Saadut tarjoukset

Tarjouspyynnössä asetettuun määräaikaan (9.12.2019 klo 12:00) mennessä tarjouksia jätettiin seuraavasti:

1. Tehostettu palveluasuminen, 102 tarjousta
2. Palveluasuminen, 40 tarjousta
3. Ikäihmisten lyhytaikaishoito asumispalveluyksikössä, 71 tarjousta

     D1. Psykogeriatrinen palveluasuminen, 18 tarjousta

    D2. Ikääntyneiden päihde- ja mielenterveysasiakkaiden tehostettu palveluasuminen, 37 tarjousta.  Lista tarjoajista on liitteenä 2. 

 Tarjoajien soveltuvuuden ja vähimmäisvaatimusten tarkastaminen

 Kyse oli puitejärjestelyhankinnasta, jossa puitejärjestelyyn valitaan kaikki soveltuvuusvaatimukset ja vähimmäisvaatimukset täyttävät palveluntuottajat. Kaikkien valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään puitejärjestelystä sopimus, jonka perusteella tilataan palvelu asiakaskohtaisesti etusijajärjestykseen perustuen sekä hankintamenettelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti. Puitejärjestelyn kaikki ehdot vahvistetaan etukäteen, eikä palvelusta järjestetä kevennettyä kilpailutusta tilausvaiheessa.

Soveltuvuutta koskevat vaatimukset oli määritelty tarjouspyynnössä. Tarjoajien soveltuvuus on tarkistettu ennen hankintapäätöksen tekemistä. Kaikki tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Hankintayksikkö tarkistaa tarjouskilpailun voittajilta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista ajantasaiset asiakirjat, joiden perusteella voidaan todeta, että tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttyvät.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin kohtiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä hankintayksikkö havaitsi muutamia ristiriitaisuuksia ja puutteita joidenkin tarjoajien tarjouksissa. Ristiriitaisuudet ja puutteet koskivat asukkaalta perittävää vuokraa sekä sitä, milloin tarjoajien tarjouksissaan ilmoittamat perustettavat asumispalveluyksiköt ovat valmiita palvelukäyttöön.

Tarjoajat olivat tarjousta antaessaan sitoutuneet noudattamaan tarjouspyynnössä esitettyjä vähimmäisvaatimuksia. Tästä johtuen hankintayksikkö lähetti täsmennyspyynnöt yleisesti kaikille tarjoajille, joilla ristiriitaisuuksia ilmeni.

Tarjousten ja saapuneiden täsmennysten tarkastamisen jälkeen lähes kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi seuraavin poikkeuksin:

Tarjouspyynnön mukaan asukkaalta perittävä vuokra ei saa ylittää kulloinkin voimassa olevan Valtioneuvoston asetuksen mukaisia eläkkeensaajan asumistuen määräytymisperusteiden vuosittain määrittelemiä kohtuullisia asumismenoja. Vuokran hintaan ei sisälly palvelujen kustannuksia. Tarjoajan ja asukkaan välisen vuokrasopimuksen ehdoissa vuokran hinnan määrittelyssä ja tarkistamisessa tarjoaja huomioi edellä mainitut valtioneuvoston määrittelemät enimmäismäärät ja lain asuinhuoneiston vuokrauksesta (481/1995). Myös sopimusluonnoksessa on maininta tästä enimmäismäärästä.

Muutamassa tarjouksessa poissuljettiin sellaiset tarjotut asunnot, jotka eivät täyttäneet mainittua vähimmäisvaatimusta, jonka mukaan asukkaalta perittävä vuokra ei saa ylittää kulloinkin voimassa olevan Valtioneuvoston asetuksen mukaisia eläkkeensaajan asumistuen määräytymisperusteiden vuosittain määrittelemiä kohtuullisia asumismenoja. Tarjouspyynnössä ei esitetty mitään minimivaatimusta tarjottujen asuntojen määrää koskien, joten yhtäkään tarjoajaa ei poissuljettu tarjouskilpailusta tällä perusteella. Tarjoajan tarjouksen kokonainen poissulku sen vuoksi, että pieni osa tarjotuista asunnoista ylittää vuokrahinnan, olisi suhteetonta. Tämän vuoksi vain liian korkean vuokran johdosta vähimmäisvaatimuksen vastaisia asuntoja ei hyväksytä palvelun piiriin.

Tarjouksen on voinut jättää myös perustettavan tai juuri perustetun yhtiön lukuun. Viranomaistodistukset on saanut toimittaa vasta ennen toiminnan aloittamista.

Tarjousvertailu

Tarjousten valintaperuste oli halvin hinta. Hankinnassa on käytetty kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvinta hintaa, koska hankintayksikkö on määritellyt hankinnan kohdetta koskevat korkeat laatuvaatimukset ehdottomina vähimmäisvaatimuksina, siten että ne vastaavat haluttua  ja lainsäädännön edellyttämää laatutasoa. Hankintalain 115 §:n edellyttämänä perusteluna voidaan siten todeta, että koska korkea laatutaso on jo muutoin huomioitu hankinnassa, kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla pelkkä hinta.

Hankintayksikkö vertaili hinnat tarjouspyynnön hintalomakkeen mukaisesti. Jokainen osa-alue (A., B., C., D1. ja D2.) vertailtiin erikseen. Hintalomake on hankintapäätöksen liitteenä 2.   

Sopimustoimittajiksi valittiin palveluiden tarjonnan turvaamiseksi kaikki soveltuvat ja tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättäneet tarjoajat.

Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät kaikki soveltuvuusvaatimukset ja vähimmäisvaatimukset.

Valintaehdotus

Puitejärjestelyyn valitaan osa-alueittain;  

A. Tehostettu palveluasuminen (102 tarjousta)

B. Palveluasuminen (40 tarjousta)

C. Ikäihmisten lyhytaikaishoito asumispalveluyksikössä (71tarjousta)

D1. Psykogeriatrinen palveluasuminen (18 tarjousta)

D2. Ikääntyneiden päihde- ja mielenterveysasiakkaiden tehostettu palveluasuminen ( 37 tarjousta)

Puitejärjestelyyn valitaan palveluntuottajat osa-alueittain liitteen Hintavertailutaulukko mukaisesti. Hintavertailutaulukosta ilmenee palveluntuottajien etusijajärjestykset osa-alueittain (A. tehostettu palveluasuminen, B. Palveluasuminen, C. Ikäihmisten lyhytaikaishoito asumispalveluyksiköissä, D1. Psykogeriatrinen palveluasuminen, D2. Ikääntyneiden päihde- ja mielenterveysasiakkaiden tehostettu palveluasuminen).

Ne perustettavat yksiköt, jotka eivät ole valmiit sopimuksen allekirjoitusvaiheessa, ohitetaan etusijajärjestyksessä ja puitejärjestelyn sopimuksen perusteella tehtävistä asiakaskohtaisista palvelutilauksista, kunnes kyseinen yksikkö on saanut kaikki tarvittavat luvat kyseisen palvelun toimittamiseen. Edellä tarkoitetut perustettavat yksiköt ovat seuraavat:

• Uudenmaan Seniorikodit Oy, VILLA AMANDA
• Uudenmaan Seniorikodit Oy, NIITTYHOVI
• Attendo Oy, Attendo perustettava Hyvinkää
• Avanna Oy, Villa Sahis
• Helsingin Diakonissalaitoksen Hoiva Oy, Uusi perustettava yksikkö, Elim-rakennus, 1.kerros
• Helsingin Diakonissalaitoksen Hoiva Oy, Järvenpään Hyvinvointikampuksen hoivakoti
• Attendo Mi-Hoiva Oy, Attendo perustettava Porlammi
• Mehiläinen Oy, Uusi perustettava yksikkö 2
• Mehiläinen Oy, Uusi Perustettava yksikkö 5
• Norlandia Care Oy, Norlandia Care Tuusula Oy
• Plus Hoivakiinteistöt Oy, Lahelan Palvelukoti
• Tutoris Oy Keusote, Tutoris uusi
• Hoivamme Satakunta (perustettavat yksiköt Hyvinkää, Nurmijärvi, Tuusula, Mäntsälä)

Hankintasopimus

 Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen perusteluineen ja muutoksenhakuohjeineen tiedoksi.

Perustelut

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on ikäihmisten asumispalvelut: 
A.    Tehostettu palveluasuminen
B.    Palveluasuminen
C.    Ikäihmisten lyhytaikaishoito asumispalveluyksikössä
D1.  Psykogeriatrinen palveluasuminen
D2.  Ikääntyneiden päihde-ja mielenterveysasiakkaiden tehostettu palveluasuminen.

Hankinta yhteistyö
Ikäihmisten asumispalvelujen hankinta on toteutettu Keravan kaupungin, Sipoon kunnan ja Keusoten yhteishankintana. Kukin tilaaja tekee tarjouskilpailun tuloksen perusteella omat hankintapäätöksensä ja - sopimuksensa.

Hankintamenettely
Hankinta toteutetaan dynaamisena puitejärjestelynä, jossa puitejärjestely avataan perustamisen jälkeen uusille tarjouksille joka toinen vuosi. Samassa yhteydessä dynaamiseen puitejärjestelyyn jo valitut palveluntuottajat voivat parantaa olemassa olevaa tarjoustaan. Dynaamisen puitejärjestelyn periaatteiden kuvaus on esitetty tarkemmin liitteessä 7.

Dynaaminen puitejärjestely perustettiin 5.11.2019 julkaistulla tarjouspyynnöllä. Yhtymähallituksen hankintapäätöksellä 5 § 21.1.2020, puitejärjestelyyn valittiin 37 palveluntuottajaa ja 117 asumispalveluyksikköä. Tuolloin valittujen palveluntuottajien kanssa on laadittu sopimukset ajalle 1.3.2020-28.2.2026.

Dynaamisen puitejärjestelyn avaaminen
Dynaaminen puitejärjestely avattiin uusille tarjouksille ensimmäisen kerran 29.10.2021 julkaistulla tarjouspyynnöllä.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittavat palvelut sekä tarjoajille että eri palveluille asetettavat vähimmäisvaatimukset. Vaatimukset ovat yhtenevät dynaamisen puitejärjestelyn perustamisessa julkaistujen vaatimusten kanssa ja niiden tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjousaikana palveluntuottajilla oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen 22.11.2021 mennessä ja esitettyihin kysymyksiin vastattiin julkisesti 25.11.2021.

Tekninen vuoropuhelu
Ennen hankintailmoituksen julkaisemista käytiin teknistä vuoropuhelua.  Markkinakartoitustilaisuus toteutettiin videon välityksellä Microsoft Teams-ympäristössä ja tilaisuuteen osallistui 39 palveluntuottajan edustajaa.

Saadut tarjoukset

Tarjousten jättämisen määräaikaan mennessä 13.12.2021 saapui yhteensä 23 asumisyksikkökohtaista tarjousta 10 eri palveluntuottajalta. Saapuneista tarjouksista 21 oli kokonaan uusia asumisyksikköjä koskevia tarjouksia. Kahdessa tarjouksessa nykyinen palveluntuottaja laski palvelun hintaa 5-6 %. Uusien tarjousten hintahajonta oli suuri. Uudet tarjoukset sijoittuivat etusijajärjestyksessä hinnan perusteella sijoille 6-67/68 (tehostettu palveluasuminen), sijoille 20-26/29 (palveluasuminen), sijoille 8-39/48 (ikäihmisten lyhytaikaishoito), sijoille 4-5/14 (psykogeriatrinen palveluasuminen).

Jätetyt tarjoukset jakaantuivat osa-alueisiin seuraavasti:
A.    Tehostettu palveluasuminen, 18 tarjousta
B.    Palveluasuminen, 15 tarjousta
C.    Ikäihmisten lyhytaikaishoito asumispalveluyksikössä, 15 tarjousta
D1.  Psykogeriatrinen palveluasuminen, 2 tarjousta
D2.  Ikääntyneiden päihde-ja mielenterveysasiakkaiden tehostettu palveluasuminen, ei tarjouksia

Tarjoajien soveltuvuuden ja vähimmäisvaatimusten tarkastaminen
Kyse oli puitejärjestelyhankinnasta, jossa puitejärjestelyyn valitaan kaikki soveltuvuusvaatimukset ja vähimmäisvaatimukset täyttävät palveluntuottajat. Kaikkien valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään puitejärjestelystä sopimus, jonka perusteella tilataan palvelu asiakaskohtaisesti etusijajärjestykseen perustuen sekä hankintamenettelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti. Puitejärjestelyn kaikki ehdot vahvistetaan etukäteen,eikä palvelusta järjestetä kevennettyä kilpailutusta tilausvaiheessa. 

Soveltuvuutta koskevat vaatimukset oli määritelty tarjouspyynnössä. Tarjoajien soveltuvuus on tarkistettu ennen hankintapäätöksen tekemistä. Kaikki tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset. 

Hankintayksikkö tarkistaa tarjouskilpailun voittajilta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista ajantasaiset asiakirjat, joiden perusteella voidaan todeta,että tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttyvät.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
Tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin kohtiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.

Tarjousten tarkastamisen yhteydessä hankintayksikkö havaitsi muutamia ristiriitaisuuksia ja puutteita joidenkin tarjoajien tarjouksissa. Ristiriitaisuudet ja puutteet koskivat asukkaalta perittävää vuokraa.

Tarjoajat olivat tarjousta antaessaan sitoutuneet noudattamaan tarjouspyynnössä esitettyjä vähimmäisvaatimuksia. Tästä johtuen hankintayksikkö lähetti täsmennyspyynnöt yleisesti kaikille tarjoajille, joilla ristiriitaisuuksia ilmeni.

Tarjousten ja saapuneiden täsmennysten tarkastamisen jälkeen kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi seuraavin poikkeuksin:

Tarjouspyynnön mukaan asukkaalta perittävä vuokra ei saa ylittää kulloinkin voimassa olevan Valtioneuvoston asetuksen mukaisia eläkkeensaajan asumistuen määräytymisperusteiden vuosittain määrittelemiä kohtuullisia asumismenoja. Vuokran hintaan ei sisälly palvelujen kustannuksia. Tarjoajan ja asukkaan välisen vuokrasopimuksen ehdoissa vuokran hinnan määrittelyssä ja tarkistamisessa tarjoaja huomioi edellä mainitut valtioneuvoston määrittelemät enimmäismäärät ja lain asuinhuoneiston vuokrauksesta (481/1995). Myös sopimusluonnoksessa on maininta tästä enimmäismäärästä.

Muutamassa tarjouksessa poissuljettiin sellaiset tarjotut asunnot, jotka eivät täyttäneet mainittua vähimmäisvaatimusta, jonka mukaan asukkaalta perittävä vuokra ei saa ylittää kulloinkin voimassa olevan Valtioneuvoston asetuksen mukaisia eläkkeensaajan asumistuen määräytymisperusteiden vuosittain määrittelemiä kohtuullisia asumismenoja. Tarjouspyynnössä ei esitetty mitään minimivaatimusta tarjottujen asuntojen määrää koskien,joten yhtäkään tarjoajaa ei poissuljettu tarjouskilpailusta tällä perusteella. Tarjoajan tarjouksen kokonainen poissulku sen vuoksi, että pieni osa tarjotuista asunnoista ylittää vuokrahinnan, olisi suhteetonta. Tämän vuoksi vain liian korkean vuokran johdosta vähimmäisvaatimuksen vastaisia asuntoja ei hyväksytä palvelun piiriin.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos
Hankinnassa käytetään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena ainoastaan halvinta hintaa. Hankinnan kohdetta koskevat korkeat laatuvaatimukset on määritelty ehdottomina vähimmäisvaatimuksina, siten että ne vastaavat hankintayksiköiden määrittelemää ja lainsäädännön edellyttämää laatutasoa.

Hyväksytyt tarjoukset liitetään osaksi dynaamista puitejärjestelyä hinnan mukaisessa järjestyksessä. Päivitetty vertailutaulukko dynaamisen puitejärjestelyn osalta, josta ilmenee etusijajärjestys 1.3.2022 alkaen, on esitetty liitteissä 2-6.

Palvelun tilaaminen sopimuskaudella
Sopimuskauden aikana tilaaja tekee valituilta palveluntuottajilta tilauksia sopimuksissa vahvistettujen ehtojen mukaisesti ottaen huomioon asiakkaiden yksilölliset tarpeet. Jos asiakkaan tarve ei muuta edellytä, tilaaja valitsee palveluntuottajan etusijajärjestystä noudattaen. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä tilaa palvelua tarpeen mukaan. 

Ne perustettavat yksiköt, jotka eivät ole valmiit sopimuksen allekirjoitusvaiheessa, ohitetaan etusijajärjestyksessä ja puitejärjestelyn sopimuksen perusteella tehtävistä asiakaskohtaisista palvelutilauksista, kunnes kyseinen yksikkö on saanut kaikki tarvittavat luvat kyseisen palvelun toimittamiseen.

Taloudelliset vaikutukset
Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on kuntayhtymän osalta noin 40 miljoonaa euroa vuodessa (alv 0 %). Sopimuskaudella (1.3.2022-28.2.2026) kokonaishinta on n. 160 miljoonaa euroa. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

Hankintasopimus ja ilmoitus
Hyväksyttyjen tarjousten osalta tehdään palveluntuottajien kanssa sopimukset 1.3.2022 alkaen dynaamisen puitejärjestelyn päättymiseen 28.2.2026 saakka. Aiemmin puitejärjestelyyn valitut palveluntuottajat jatkavat normaalisti tuottajina aiemmin laadituilla sopimuksilla.

Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymää ja palveluntuottajaa sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiasta sopimuksen. Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja valitusoikeuden tiedoksi.

Hankinta-asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi.  Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen kirjaamo@keusote.fi.

Hankintamenettelyä koskeva kertomus

Tämä päätös on myös hankintalain 124 §:n mukainen hankintamenettelyä koskeva kertomus. Hankintayksikön yhteystiedot ovat seuraavat: Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä, Sandelininkatu 1,05800 Hyvinkää,sähköposti: kirjaamo@keusote.fi.