Perustelut
Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän alueen alueellisia apuvälinepalveluita on suunniteltu yhteistyössä HUS Hyvinkään Alueellisen apuvälineyksikön ja HUS Apuvälinekeskuksen kanssa jo usean vuoden ajan. Alueellisten apuvälinepalvelujen kehittämistyön taustalla on ollut Keski-Uudenmaan sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämissuunnitelma 2018 – 2022.
HUS Apuvälinekeskus vastaa koko HUS-alueen erikoissairaanhoidon vaativan erityistason apuvälinepalveluista. Vaativan erityistason apuvälineitä ovat mm. aikuisten sähköisen liikkumisen apuvälineet, ympäristönhallintalaitteet ja vaativat kommunikoinnin apuvälineet.
HUS Apuvälinekeskuksen kanssa laaditulla yhteistoimintasopimuksella sovitaan Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän perusterveydenhuollon maksusitoumuksella luovutettavien lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineiden palveluprosessin hoitamisesta yhdessä. Yhteistyön tarkoituksena on hyödyntää sopijapuolten asiantuntemusta ja resursseja tehokkaalla tavalla. Tavoitteena on myös mahdollistaa yhtenäisiä palvelukäytäntöjä HUS-alueella ja siten edistää yhdenvertaisuutta apuvälinekäytänteissä. HUS Apuvälinekeskus tuottaa vastaavaa palvelua esimerkiksi Espoossa.
HUS Apuvälinekeskuksen kanssa tehtävä yhteistoimintasopimus on osa laajempaa alueellisten apuvälinepalvelujen kokonaisuutta. HUSin kanssa tehtävän yhteistyön tavoitteena on keskittää HUSille Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän perusterveydenhuollon lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinepalveluja ja mahdollisesti laajentaen myöhemmin palvelut koskemaan myös sosiaalihuollon- ja muihin keskittämisestä hyötyviin apuvälinepalveluihin. Järjestelyn tavoitteena on parantaa toiminnan kokonaisvaltaista laatua ja tehokkuutta, yhdenvertaisuutta sekä hillitä apuvälinepalvelujen kokonaiskustannusten kasvua. Muita erikseen neuvoteltavia ja laajennettavia apuvälinepalvelukokonaisuuksia ovat mm. HUS Hyvinkää Alueellisen apuvälineyksikön toteuttama apuvälinepalvelutoiminta sekä hoidollisten ja muiden keskittämisestä hyötyvien apuvälineiden hankinta, huolto, korjaus, pesu, kuljetus ja logistiikkapalvelut. HUSissa Apuvälinekeskus vastaa apuvälineiden elinkaaren hallinnasta, erikoissairaanhoidon maksusitoumuksista ja lainattavien apuvälineiden tilauksista.
Sopimusten valmistelua on tehty Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän ja HUS Apuvälinekeskuksen vastuuhenkilöiden, lakimiesten ja tietosuojavastaavien kanssa Keski-Uudenmaan sote kuntayhtymän ja Hyvinkään sairaalan johdon yhteistyö- ja kehittämisryhmä KYTKE:n ohjauksessa.
Sopimusten keskeinen sisältö
Sopimusten tavoitteena on keskittää Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän maksusitoumuksella luovutettavien lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineiden palveluja HUS Apuvälinekeskukselle 1.1.2022 lähtien.
Sopimuksen kohteena ovat ja yhteistyön piiriin kuuluvat alla mainitut asiat/asiakokonaisuudet:
- Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän perusterveydenhuollon maksusitoumuksella luovutettavien lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineiden palveluprosessi
Maksusitoumuksella luovutettavia lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineitä ovat esimerkiksi rintaproteesit, peruukit, silmälasit, hoitosukat ja esimerkiksi jalkaproteesit. Maksusitoumuksella luovutettavien apuvälineiden tarpeen arvioiminen ja suositusten tekeminen jäävät edelleen Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän vastuulle. HUS Apuvälinekeskuksen yhteistoimintasopimuksen mukainen palvelukokonaisuus pitää sisällään apuvälineen maksusitoumus – suosituksen vastaanottamisen Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän ammattilaisilta, sen tarkemman käsittelyn, valtakunnallisten luovutusperusteiden tarkistamisen, varsinaisen maksusitoumuspäätöksen tekemisen ja maksusitoumuspäätöksen toimittamisen asiakkaalle. Lisäksi HUS Apuvälinekeskus vastaa apuvälinepalveluun liittyvistä palvelujen kilpailutuksista ja sopimushallinnasta.
Maksusitoumuksella luovutettava apuvälinepalvelu voi asiakkaalle olla:
- Yksilöllinen, maksusitoumuksella hankittava apuväline
- Maksusitoumuksella hankittava apuvälineen muutostyö
- Maksusitoumuksella hankittava yksilöllisen apuvälineen korjaus
- Maksusitoumuksen uusinta
- Kielteinen apuvälineratkaisu
- Ohjaus oikean palveluntuottajan tai palvelun piiriin
- Ohjaus ja neuvonta kuinka maksusitoumuksella luovutettava apuväline saadaan
Siirtyvä palvelukokonaisuus ja sen toteuttaminen on kuvattu tarkemmin yhteistoimintasopimuksessa ja sen liitteissä.
Yhteistoimintasopimus
Yhteistoimintasopimuksessa on sovittu tarkemmin palveluiden tuottamisesta ja yhteistoiminnan muodoista. Yhteistoimintasopimuksessa HUS ja Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä vahvistavat tahtotilansa varmistaa toiminnan jatkuvuus ja palveluiden saatavuus.
Yhteistoimintasopimuksen mukaisen toiminnan mahdollistamiseksi ja asiakkaan asianmukaisen hoidon ja apuvälinetarpeen arvioimiseksi HUSin terveydenhuollon ammattihenkilöiden tulee päästä tarkastelemaan Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän perusterveydenhuollon potilasasiakirjamerkintöjä. HUS hankintasihteerit tarkastelevat potilastietojärjestelmiin tehtyjä apuvälinesuosituksia, aikaisempia maksusitoumuspäätöksiä ja tarpeen tullen tarkempia apuvälineen luovutukseen oleellisesti liittyviä tietoja. HUS hankintasihteerit käsittelevät asiakkaan henkilötietoja potilastietojärjestelmissä mahdollisuuksien mukaan rajatuissa käyttöympäristöissä ja ainoastaan silloin, kun Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän ammattilainen tekee apuvälinesuosituksen tai jos asiakas ottaa itse HUS Apuvälinekeskukseen yhteyttä.
HUS hankintasihteereille (neljä henkilöä) myönnetään Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän potilastietojärjestelmiin laajat lukuoikeudet, jotka mahdollistavat palvelun toteuttamisen sujuvasti. Käyttöoikeudet myönnetään Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän viranhaltiapäätöksellä. Asiakkaan maksusitoumuspäätös kirjataan HUS järjestelmiin, joita ovat apuvälinetietojärjestelmä Effector ja potilastietojärjestelmä Apotti. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymällä on pääsy maksusitoumuspäätöksen tietoihin KanTa-arkiston avulla.
Henkilötietojen käsittelyä varten on laadittu tietosuojasopimus ja henkilötietojen käsittelyn kuvaus. Henkilötietojen käsittelyä on arvioitu tietosuojavastaavien toimesta.
Vaikutusten arviointi
Sopimuksen mukaiseen toimintaan liittyviä vaikutuksia on arvioitu asiakkaan, henkilöstön, toiminnan, talouden, hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen ja tietosuojan osalta.
Asiakkaisiin kohdistuvat vaikutukset
Asiakkaiden paikalliset apuvälinepalvelut säilyvät ennallaan, eikä palvelujen saatavuudessa tapahdu merkittävää heikentymistä. Asiakkaiden maksusitoumuspäätökset laatii jatkossa HUS Apuvälinekeskus Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän ammattilaisten arvion ja suositusten perusteella. Maksusitoumuksella myönnettävä apuväline luovutetaan Valtakunnallisten apuvälineiden luovutusperusteiden ja yksilöllisen tarpeen mukaisesti. Asiakkaan yksilöllisen apuvälinetarpeen tulee olla Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän ammattilaisen toimesta luovutuskriteerien mukaisesti arvioituna ja kirjattuna, jonka johdosta on mahdollista, että toiminnan alkuvaiheessa asiakkaan saamassa palvelussa voi ilmetä viiveitä. Palvelun keskittämisen avulla luovutusperusteiden yhdenvertainen toteutuminen koko HUS-alueella paranee. Asiakkaiden yhteydenpitokanavat yhdenmukaistuvat ja selkiytyvät maksusitoumusten uusintaan sekä maksusitoumuksella luovutettujen apuvälineiden huoltoon ja korjaukseen liittyen.
Maksusitoumuksella myönnetyt apuvälinepalvelut toteutetaan sopimuksen mukaisesti HUS kilpailuttamien sopimuspalveluntuottajien toimesta. Palveluntuottajavalikoima muuttuu nykyisestä ja laajenee HUS kilpailutusten mukaisesti. Palveluntuottajavalikoimaa HUS kilpailuttaa ja laajentaa omien kilpailutusprosessiensa ja aikataulujen mukaisesti. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän alueen tarpeet huomioidaan tulevissa kilpailutuksissa. On mahdollista, että kaikilla Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän alueilla ei ole HUS sopimusten mukaisia kilpailutettuja palveluntuottajia saatavilla, jolloin asiakkaan lähipalvelu saattaa olla muissa kunnissa.
Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn osallistuu sopimuksen edellyttämässä laajuudessa HUS ammattilaisia. Henkilötietoja käsitellään Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän potilastietojärjestelmissä lukuoikeuksin laajoin näkyminen sekä HUS tietojärjestelmissä. Asiakkaalla on oikeus kieltää henkilötietojen käsittely, jolloin apuvälineen maksusitoumuspalvelu toteutuu Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän toimesta. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset on arvioitu (DPIA).
Henkilöstöön kohdistuvat vaikutukset
Maksusitoumuksella luovutettavien apuvälineiden maksusitoumuksen tarkistukseen, laatimiseen, yhteydenpitoon, laskutukseen ja sopimushallintaan liittyviä työtehtäviä siirtyy HUS Apuvälinekeskukselle ja Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän ammattilaisilta vapautuu työaikaa muuhun asiakastyöhön.
Uudenlainen maksusitoumuspalveluprosessi vaikuttaa kaikkiin apuvälinetarpeen arvioita tekeviin ammattilaisiin, joita ovat pääsääntöisesti lääkärit, hoitajat ja terapeutit. Uudenlainen prosessi edellyttää koulutuksia ja tiedottamista, palveluprosessiin sitoutumista ja sen kehittämistä. Etenkin apuvälinetarpeen kirjaaminen ja tiedon välittäminen yhdenmukaisesti HUS Apuvälinekeskukselle korostuu. Apuvälinesuositus laaditaan yhdenmukaisesti ja suositus toimitetaan potilastietojärjestelmissä erikseen sovittua tiedonvälityskanavaa hyödyntäen HUS Apuvälinekeskukselle. On arvioitu, että muutos mahdollisesti vaikuttaa erityisesti lääkäreiden työtehtäviin.
On mahdollista, että asiakkaan hoito- ja palvelukokonaisuus saattaa ammattilaisen näkökulmasta sirpaloitua, koska kaikkia apuvälinepalveluun liittyviä tietoja (maksusitoumuspäätökset) ei ole saatavilla Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän omista asiakas- ja potilastietojärjestelmistä samalla lailla, kuin aiemmin.
Toimintaan ja prosesseihin kohdistuvat vaikutukset
Maksusitoumuksella luovutettavien apuvälinepalvelujen keskittäminen HUS Apuvälinekeskukseen vaikuttaa Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän alueen toimintaan kaikilla palvelualuilla. Palveluun liittyvä hoito- ja järjestämisvastuu säilyy Keski-uudenmaan sote-kuntayhtymällä ja apuvälinetarpeen arvio toteutetaan Keski-uudenmaan sote-kuntayhtymän ammattilaisten toimesta jatkossakin. Tavoitteena on yhdenmukaistaa ja sujuvoittaa palveluita mm. yhdenmukaistamalla ja selkiyttämällä hankinta- ja yhteydenpitokanavia ja mahdollistaa ammattilaisten työajan kohdentuminen asiakastyöhön. Kahden organisaation ja rekisterinpitäjän väliset tiedonkulun ja tiedon sirpaloitumisen haasteet on tunnistettu. Sujuvan toiminnan edellytyksenä on yhdenmukaiset tiedonvälityskanavat Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän potilastietojärjestelmissä sekä apuvälinesuosituksen riittävä ja luovutusperusteiden mukainen kirjaus.
Toiminnan ja talouden seuranta alueella selkiytyy ja mahdollistuu nykyistä paremmin HUS raportein. Lisäksi hoito- ja kuntoutuspolkujen yhteiskehittäminen ja niiden sujuvoituminen sekä ammattiosaamisen jakaminen erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon välillä mahdollistuu yhteistyön seurauksena paremmin.
Taloudellisten vaikutusten arviointi
Apuvälinepalvelujen keskittämisen tavoitteena on hillitä apuvälinepalvelujen kustannusten kasvua.
Sopimusten mukaisen apuvälinepalvelun toteuttamisen kokonaiskustannukset ovat vuodelle 2022 n. yksi (1) miljoonaa euroa. Kustannukset pitävät sisällään HUS Apuvälinekeskuksen kiinteän palvelumaksun 125 000€ sekä maksusitoumuksella luovutettavien apuvälineiden arvioidut hankinta- ja korjauskustannukset. Lisäksi Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymälle muodostuu vähäisiä kustannuksia potilastietojärjestelmien käytön mahdollistamisesta Citrix-yhteydellä.
Sopimusten mukaisen apuvälinepalvelun toteuttaminen kasvattaa Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän apuvälinepalveluihin kohdistuvia kustannuksia noin 140 000€/vuosi. Kustannusten kasvuun vaikuttavat kiinteä palvelumaksu ja apuvälineiden huolto- ja korjauskustannuksia, joita ei ole aikaisemmin saatu maksusitoumuspalveluun liittyen täysin raportoitua.
Palvelun toteuttamisen on arvioitu olevan kustannusneutraali, palvelun keskittämiseen liittyvien synergiahyötyjen johdosta. Näitä hyötyjä ovat mm. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän ammattilaisten työajan vapautuminen asiakastyöhön, apuvälinepalvelujen kilpailutuksen ja sopimushallinnan toteutuminen HUS toimesta sekä apuvälineiden nykyistä edullisemmat hankintahinnat.
HUS Apuvälinekeskuksen laskutukseen liittyvien teknisten haasteiden johdosta laskutuskäytäntö ei täysin tue Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän taloudenseurantaa. HUS Apuvälinekeskus joutuu laskuttamaan maksusitoumuksella luovutettavat apuvälineiden korjauskustannukset osana erikoissairaanhoidon myyntilaskutusta, joka heikentää apuvälinepalvelujen kokonaiskustannusten seurantaa Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän järjestelmissä.
Terveyden ja hyvinvoinnin edistämisen vaikutukset
Asiakkaiden paikalliset apuvälinepalvelut säilyvät ennallaan, eikä palvelujen saatavuudessa tapahdu merkittävää heikentymistä. Tavoitteena on yhdenmukaistaa sopimuksen mukaisten palvelujen saatavuutta, palvelujen myöntämisen perusteita ja selkiyttää yhteydenottokanavia. HUS alueen asiakkaiden yhdenvertaisuus lisääntyy, kun Valtakunnallisten apuvälineiden luovutusperusteiden toetutuminen vahvistuu HUS Apuvälinekeskukseen keskitettävän palvelun avulla. Yhteistyö parhaimmillaan myös mahdollistaa terveystietoa ja hyvinvointia lisäävien palvelujen kehittämisen yhteistyössä perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon kanssa. Asiakas voi olla suoraan yhteydessä HUS Apuvälinekeskukseen esim. uusiakseen maksusitoumuksia ja tilatakseen huolto- ja korjauspalveluita, jolloin palvelun saaminen yhdenmukaisen asiointikanavan avulla todennäköisesti helpottuu.
Tietosuojan vaikutusten arviointi (DPIA)
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojan vaikutusten arviointi (DPIA) on laadittava rekisterinpitäjän toimesta ennen käsittelytoimien aloittamista, jos henkilötietojen käsittely ja sen luonne sekä laajuus voi aiheuttaa henkilöille/asiakkaille korkean riskin.
Vaikutustenarvioinnissa kuvataan henkilötietojen käsittelyä, arvioidaan käsittelyn tarpeellisuutta, oikeasuhteisuutta ja henkilötietojen käsittelystä aiheutuvia riskejä sekä tarvittavia toimenpiteitä, joilla riskeihin puututaan. Tavoitteena on arvioida, onko jäljelle jäänyt riski oikeutettu ja hyväksyttävissä.
Palvelua koskeva vaikutusten arviointi on laadittu yhteistyössä tietosuojavastaavan kanssa. Arviointi pitää sisällään yhteistoimintasopimukseen liittyvien henkilötietojen käsittelytoimiin liittyvien riskien ja vaikutusten arvioinnin:
Arvioinnin yhteenveto ja johtopäätökset lyhyesti:
- HUSin hankintasihteereille myönnettävät laajat lukuoikeudet Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän kaikkiin eri potilastietojärjestelmiin apuvälinepalvelun toteuttamiseksi muodostaa Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymälle rekisterinpitäjänä merkittävän riskin (mm. vanhojen maksusitoumuspäätösten, ammattilaisen suosituksen tarkistaminen esim. tiedon puutteissa, tiedon kerääminen hoitokertomuksista, jos esim. asiakas itse soittaa HUS).
- Käyttöoikeuksien tulisi olla myönnettynä vain välttämättömään, roolin mukaiseen potilastietoon, jota palvelun tuottaminen edellyttää. Nyt kuitenkin laajat käyttöoikeudet joudutaan myöntämään laajoina, koska apuvälinetarpeeseen liittyviä tietoja kirjataan vaihtelevin käytännöin eri ammattilaisten toimesta eri hoitokertomuslehdille.
- HUS hankintasihteereillä tulee olla kaikkien Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän potilastietojärjestelmien (Pegasokset ja Life Care) käyttötaito
- Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän ammattilaisten kokonaisvaltainen hoitovastuun varmistaminen ei täysin mahdollistu, koska maksusitoumusprosessi kokonaisuudessaan ei ole nähtävillä omista potilastietojärjestelmistä. Maksusitoumuspäätös kirjataan HUSin Effector-apuvälinejärjestelmään ja potilastietojärjestelmä Apottiin, jolloin Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän tulee maksusitoumuspäätös tarvittaessa katsoa KanTa- tai Navitas-palvelun kautta.
- Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän ammattilaiset joutuvat opettelemaan uuden tavan laatia apuvälinesuosituksia ja toimittaa tieto HUS hankintasihteereille sisäisen sähköisen lähetteen (Pegasos) tai viestipiikin (Life Care) avulla. Riskinä on, että tieto oikeanlaisena jää välittämättä tai lähettämättä.
- Usean järjestelmän käyttäminen apuvälinepalvelukokonaisuudessa voi sirpaloittaa apuvälinepalvelusta muodostuvaa kokonaiskuvaa ja olla Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän ammattilaisille ja HUS hankintasihteereille työssäjaksamista heikentävä tekijä
- Asiakkaita tulee informoida riittävästi ja selkeästi esim. tilanteissa joissa halutaan toteuttaa omia tietosuojaoikeuksia, kuten laatiessa tietopyyntö virheellisen tiedon korjaamisesi tai puutteellisen päätöksen oikaisuksi
Prosessin onnistumista tulee aktiivisesti seurata ja muutostarpeet tulee tuoda kehityslistalle nopeasti. Riskiä voidaan pienentää tässä vaiheessa vain hyvällä käyttöönottokoulutuksella, ohjeistuksella, prosessin tuntemuksella ja selkeillä vastuiden jaolla.
Tietosuojan vaikutusten arvioinnin yhteenveto on pyydettäessä saatavissa.
Tietosuojan vaikutusten arviointiin sisältyvät riskit rekisterinpitäjä eli Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä sopimuksen teon yhteydessä hyväksyy.