Perustelut
Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän alueen alueellisia apuvälinepalveluita on suunniteltu yhteistyössä HUS Hyvinkään Alueellisen apuvälineyksikön ja HUS Apuvälinekeskuksen kanssa jo usean vuoden ajan. Alueellisten apuvälinepalvelujen kehittämistyön taustalla on ollut Keski-Uudenmaan sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämissuunnitelma 2018 – 2022.
HUS Hyvinkään Alueellinen apuvälineyksikkö on toteuttanut Hyvinkään alueen perusterveydenhuollon, vuodeosastojen ja alueen vaativien apuvälineiden apuvälinepalveluita vuodesta 2019 lähtien. Palveluun sisältyy erityisosaamista vaativien apuvälinepalvelujen, lääkinnällisen kuntoutuksen liikkumisen ja päivittäisten toimintojen apuvälineiden ja yhteislainattavien apuvälineiden hankinta, huolto, korjaus, kuljetus ja logistiikkapalvelut sekä tarpeen mukaan apuvälinetarpeen arviointi, toteutus ja seuranta.
Tavoitteena on laajentaa HUS Hyvinkään Alueellisen apuvälineyksikön palveluita koko Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän alueelle. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän yhtymähallitus on 17.9.2019 tehnyt KEUDno-2019-1414 § 120 Alueellisten apuvälineyksikön palvelujen käyttöönottopäätöksen Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymässä, jonka mukaisesti alueellisia apuvälinepalveluita on suunniteltu keskitettäväksi HUS Hyvinkään Alueelliseen apuvälineyksikköön.
HUS Hyvinkään sairaanhoitoalueen kanssa tehtävät apuvälinepalvelusopimukset ovat osa laajempaa alueellisten apuvälinepalvelujen kokonaisuutta. HUSin kanssa tehtävän yhteistyön tavoitteena on keskittää HUSille Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän perusterveydenhuollon lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinepalveluja ja mahdollisesti laajentaen myöhemmin palvelut koskemaan myös sosiaalihuollon- ja muihin keskittämisestä hyötyviin apuvälinepalveluihin. Järjestelyn tavoitteena on parantaa toiminnan kokonaisvaltaista laatua ja tehokkuutta, yhdenvertaisuutta sekä hillitä apuvälinepalvelujen kokonaiskustannusten kasvua. Muita erikseen neuvoteltavia ja laajennettavia apuvälinepalvelukokonaisuuksia ovat mm. HUS Apuvälinekeskukseen keskitettävä maksusitoumuspalvelu sekä hoidollisten ja muiden keskittämisestä hyötyvien apuvälineiden hankinta, huolto, korjaus, pesu, kuljetus ja logistiikkapalvelut. HUSissa Apuvälinekeskus vastaa apuvälineiden elinkaaren hallinnasta, erikoissairaanhoidon maksusitoumuksista ja lainattavien apuvälineiden tilauksista. Hyvinkään sairaalan Apuvälineyksikkö on kuulunut Apuvälinekeskuksen keskitettyjen palvelujen piiriin 1.4.2014 alkaen.
HUS Hyvinkään Alueellisten apuvälinepalvelujen keskittämiseen sisältyy kolme (3) sopimusta, joita ovat liikkeenluovutussopimus, yhteistoimintasopimus ja rekisterinluovutus sopimus.
Sopimuksilla Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä keskittää HUS Hyvinkään Alueelliseen apuvälineyksikköön koko Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän erityisosaamista vaativien apuvälinepalvelujen, lääkinnällisen kuntoutuksen liikkumisen ja päivittäisten toimintojen apuvälineiden ja yhteislainattavien apuvälineiden hankintaa, huoltoa, korjausta, kuljetusta ja logistiikkapalveluja koskevien tehtävien hoitamisen.
Sopimusten valmistelua on tehty Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän, HUS Hyvinkään sairaanhoitoalueen ja HUS Apuvälinekeskuksen vastuuhenkilöiden, lakimiesten ja tietosuojavastaavien kanssa Keski-Uudenmaan sote kuntayhtymän ja Hyvinkään sairaalan johdon yhteistyö- ja kehittämisryhmä KYTKE:n ohjauksessa.
Sopimusten keskeinen sisältö
Sopimusten tavoitteena on laajentaa HUS Hyvinkää Alueellisen apuvälineyksikön toimintaa 1.11.2021 lähtien asteittain koko Keski-Uudenmaan sote - kuntayhtymän alueelle.
Sopimuksen kohteena ovat ja yhteistyön piiriin kuuluvat alla mainitut asiat/asiakokonaisuudet:
- Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän lääkinnällisen kuntoutuksen liikkumisen ja päivittäisten toimintojen apuvälineiden ja yhteislainattavien apuvälineiden hankinta-, huolto-, korjaus-, pesu-, kuljetus- ja logistiikkapalvelut HUS Hyvinkää Alueellisen apuvälineyksikön toteuttamana
- Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän lääkinnällisen kuntoutuksen liikkumisen ja päivittäisten toimintojen apuvälineiden ja yhteislainattavien apuvälineiden arviointi-, sovitus- ja luovutuspalvelu tarpeen mukaan HUS Hyvinkää Alueellisen apuvälineyksikön tuottamana esim. kotikäynteinä tai Alueellisen apuvälineyksikön tiloissa
- Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän erityisosaamista vaativien apuvälinepalvelujen toteuttaminen HUS Hyvinkää alueellisen apuvälineyksikön tuottamana
- Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän yhden (1) työntekijän ja yhteensä kolmen (3) HTV työpanoksen siirtäminen liikkeen luovutuksella HUSille
Lähivarastot ja perustasoiset apuvälinelähipalvelut jäävät Keski-Uudenmaan sote - kuntayhtymän kullekin toimialueelle ja lähipalvelua apuvälinetarpeen arviointiin liittyen toteutetaan edelleen Keski-Uudenmaan sote - kuntayhtymän henkilökunnan toimesta. Hyvinkään alueen apuvälinevarasto sijaitsee HUS Hyvinkään sairaalassa, jossa kaikki alueen asiakkaat voivat myös asioida. Tavoitteena on, että Keski-Uudenmaan sote - kuntayhtymän asiakkaat voivat asioida kaikissa Keski-Uudenmaan sote - kuntayhtymän kuntakohtaisissa apuvälinepalvelujen toimipisteissä.
Siirtyvä toiminto ja sen toteuttaminen liikkeenluovutuksen jälkeen on kuvattu tarkemmin liikkeenluovutussopimuksen liitteissä ja yhteistoimintasopimuksessa.
Alueellisen apuvälinetoiminnan keskittäminen aloitetaan erikseen sovitun aikataulun ja palvelukokonaisuuksien mukaisesti 1.11.2021 alkaen siten, että alueen apuvälinetoiminnat on keskitetty vuosien 2021-2024 aikana.
HUSin hallitus on hyväksynyt osaltaan liikkeenluovutuksen 16.8.2021, jossa esityksestä poiketen on sopimuksen voimaan tulopäivänä 1.10.2021. Sopimuksen voimaantuloa on jouduttu jälkikäteen yhteistyössä muuttamaan Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän hallituksen kokousaikataulujen muuttuessa. Tästä syystä joissakin liitemateriaaleissa saattaa olla sopimuksen voimaantulon päivämäärä väärin.
Liikkeenluovutussopimus
Liikkeenluovutuksesta on neuvoteltu Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän ja HUSin välillä liikkeenluovutussopimus, jossa on määritelty siirrettävä palvelutoiminta, siirron kohteena olevat aineettomat ja aineelliset hyödykkeet, käyttöomaisuus, mahdolliset palvelutoimintaan liittyvät asiakirjat, vastuut ja velvoitteet.
Liikkeenluovutussopimukseen sisältyy Keski-Uudenmaan sote - kuntayhtymän omistamien lääkinnällisen kuntoutuksen liikkumisen ja päivittäisten toimintojen apuvälineiden ja yhteislainattavien apuvälineiden omistajuuden siirto HUS Apuvälinekeskukselle. Siirrettävä käyttöomaisuus luovutetaan vastikkeetta HUSin omistukseen, mutta se säilyy Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän ja HUSin yhteiskäytössä yhteistoimintasopimuksessa ja sen liitteissä kuvatulla tavalla ja ehdoilla. Liikkeen luovutuksen yhteydessä ei siirry tiloja tai sopimuksia.
Lisäksi liikkeenluovutukseen sisältyy yhden (1) työntekijän ja kahden (2) työntekijän palkkavarauksen siirtäminen HUS Hyvinkään Alueelliseen apuvälineyksikköön. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän apuvälineet luovutetaan HUS Apuvälinekeskukselle vastikkeetta. Henkilöstön liikkeenluovutus toteutetaan Liikkeenluovutussopimuksen Henkilöstön siirtoa koskevien ehtojen mukaisesti. Liikkeenluovutuksen yhteydessä on toteutettu lakisääteiset yhteistoimintamenettelyt.
Yhteistoimintasopimus
Yhteistoimintasopimuksessa on sovittu tarkemmin palveluiden tuottamisesta ja yhteistoiminnan muodoista liikkeenluovutuksen ja integraation jälkeen. Yhteistoimintasopimuksessa HUS ja Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä vahvistavat tahtotilansa varmistaa toiminnan jatkuvuus ja palveluiden saatavuus.
Rekisteritietojen luovutussopimus
Sopimusten mukainen toiminta edellyttää Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän potilastietojärjestelmässä olevien apuvälinetietojen siirtämistä osaksi HUSin käyttämää Effector-apuvälinejärjestelmää. Rekisterinpitäjänä toimii jatkossa HUS. Apuvälinetietojen siirron yhteydessä luovutetaan myös apuvälineisiin sisältyviä henkilötietoja.
Rekisteritietojen luovutussopimuksen tarkoitus on varmistaa, että luovutettavia henkilötietoja käsitellään turvallisesti kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Sopimuksessa sovitaan luovutettavista henkilötiedoista/rekisteritiedoista ja luovutukseen sovellettavista ehdoista.
Vaikutusten arviointi
Sopimuksen mukaiseen toimintaan liittyviä vaikutuksia on arvioitu asiakkaan, henkilöstön, toiminnan, talouden, hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen ja tietosuojan osalta.
Asiakkaisiin kohdistuvat vaikutukset
Asiakkaiden paikalliset apuvälinepalvelut säilyvät ennallaan, eikä palvelujen saatavuudessa tapahdu heikentymistä. Asiakas voi jatkossa asioida missä tahansa apuvälinepalvelupisteessä ja olla itse suoraan yhteydessä Hyvinkään Alueelliseen apuvälineyksikköön. Tavoitteena on yhdenmukaistaa palvelujen saatavuutta, palvelujen myöntämisen perusteita, selkiyttää yhteydenottokanavia ja mahdollistaa perustason ja vaativan tason yhteinen apuvälinepalvelu asiakkaan tarpeen mukaisesti.
Henkilöstöön kohdistuvat vaikutukset
Apuvälinepalvelujen tilaukseen, hankintaan, huoltoon, korjaukseen ja logistiikkaan liittyviä työtehtäviä siirtyy HUS Hyvinkään Alueellisen apuvälineyksikölle ja Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän ammattilaisilta vapautuu työaikaa muuhun asiakastyöhön. Perustason apuvälinetarpeen arviointi ja apuvälinepalvelu toteutuu Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän ammattilaisten toteuttamana edelleen.
Henkilöstön näkökulmasta kahden organisaation ja rekisterinpitäjän välisen tietoturvallisen tiedon käsittelyn ja apuvälinepalvelun hallinnan sirpaloituminen on tunnistettu ammattilaisen työssä suoriutumista mahdollisesti heikentäväksi tekijäksi. Rekisterinpitäjän muuttuessa ei ammattilainen pysty itse toteuttamaan ja kirjaamaan apuvälinepalveluun liittyviä tietoja kokonaisuudessaan loppuun saakka, jonka johdosta tiedon välitykseen HUS palkkaa hoitologistikon/sihteerin. Tietoturvalliset tiedonsiirron kanavat ja tavat sovitaan sopimuksen hyväksynnän jälkeen (esim. turvasähköposti tai turvateams). Apuvälinepalveluja toteuttaville ammattilaisille mahdollistuu rajatuin näkymin ja rajatuin tietojärjestelmin lukuoikeudet HUSin Effector-apuvälinejärjestelmään, mutta kirjaamista ammattilaiset eivät voi tehdä. Alueella tulee varmistaa apuvälinpalvelun toteuttamiseen, käytäntöihin ja kirjaamiseen liittyvä tiedottaminen ja osaaminen.
Liikkeenluovutusta koskevaan sopimuskokonaisuuteen sisältyy henkilöstön siirtoa koskeva liiteasiakirja, jossa käsitellään siirron vaikutuksia henkilöstön palvelussuhteeseen ja asemaan. Liikkeen luovutuksessa HUSin palvelukseen siirtyy 1 henkilö ja liikkeenluovutuksen valmistelussa on toteutettu lakisääteiset yhteistoimintamenettelyt.
Toimintaan ja prosesseihin kohdistuvat vaikutukset
Apuvälinepalvelujen keskittäminen HUS Hyvinkään Alueelliseen apuvälineyksikköön vaikuttaa Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän alueen toimintaan kaikilla palvelualuilla. Tavoitteena on yhdenmukaistaa ja sujuvoittaa palveluita mm. yhdenmukaistamalla ja selkiyttämällä hankinta- ja yhteydenpitokanavia ja mahdollistaa ammattilaisten työajan kohdentuminen asiakastyöhön. Kahden organisaation ja rekisterinpitäjän väliset tiedonkulun ja tiedon sirpaloitumisen haasteet on tunnistettu. Sujuvan toiminnan edellytyksenä on tietoturvalliset ja reaaliaikaiset tiedonvälityskanavat ja tiedon riittävä näkyvyys, joita kehitetään vielä sopimusten hyväksynnän jälkeenkin.
Toiminnan ja talouden seuranta alueella selkiytyy ja mahdollistuu nykyistä paremmin. Lisäksi hoito- ja kuntoutuspolkujen yhteiskehittäminen ja niiden sujuvoituminen sekä ammattiosaamisen jakaminen erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon välillä mahdollistuu yhteistyön seurauksena paremmin.
Taloudellisten vaikutusten arviointi
Apuvälinepalvelujen keskittämisen tavoitteena on hillitä apuvälinepalvelujen kustannusten kasvua.
Sopimusten mukaisen apuvälinepalvelun toteuttamisen kustannukset ovat vuodelle 2022 n. 2,4 miljoonaa euroa. Kustannukset pitävät sisällään Hus Alueellisen apuvälineyksikön arvioidut kokonaiskustannukset ja Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymälle jäävät palvelun toteuttamiseen liittyvät kiinteät kustannukset. Vuosien 2023-2025 alustavien talousarvioiden mukaan apuvälinepalvelujen kustannuskasvu tasaantuu toiminnan vakiintuessa alueella.
Sopimusten mukaisen apuvälinepalvelun toteuttaminen kasvattaa Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän apuvälinepalveluihin kohdistuvia kustannuksia noin 600 000€/vuosi. Kustannusten kasvuun vaikuttavat mm. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymälle edelleen jäävät kiinteät kustannukset, HUSin mahdollistama todellisten kustannusten raportointi sekä HUSin tuottaman palvelun kiinteät kustannukset.
Palvelun keskittämiseen liittyy synergiahyötyjä, joiden on arvioitu olevan noin 300 000€/vuodessa. Näitä hyötyjä ovat mm. asiakkaan apuvälinepalvelun sujuvoituminen erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon välillä, yhteiskäytössä olevien apuvälineiden kustannustehokas kierto alueella, ammattilaisten työajan vapautuminen asiakastyöhön sekä apuvälinepalvelujen kilpailutuksen ja sopimushallinnan toteuttaminen HUS toimesta.
Toiminnan perustamisvaiheen kustannukset ovat noin 70 000€. Alkuvaiheen kustannukset liittyvät HUS alueellisen apuvälineyksikön perustamiseen, kuten uusien tilojen varustamiseen ja apuvälinerekisterin siirtoon.
Terveyden ja hyvinvoinnin edistämisen vaikutukset
Asiakkaiden paikalliset apuvälinepalvelut säilyvät ennallaan, eikä palvelujen saatavuudessa tapahdu heikentymistä. Asiakas voi jatkossa asioida missä tahansa apuvälinepalvelupisteessä ja olla itse suoraan yhteydessä HUS Hyvinkään alueelliseen apuvälineyksikköön. Tavoitteena on yhdenmukaistaa palvelujen saatavuutta, palvelujen myöntämisen perusteita, selkiyttää yhteydenottokanavia ja mahdollistaa perustason ja vaativan tason yhteinen apuvälinepalvelu asiakkaan tarpeen mukaisesti. Yhteistyön avulla on myös mahdollista kehittää terveystietoa ja hyvinvointia lisääviä palveluita sekä mahdollistaa asiakkaan toimintakyvyn edistäminen ja ylläpysyminen nopeammin asiakkaan saadessa tarpeensa mukaisen palvelun yhden asioinnin aikana.
Tietosuojan vaikutusten arviointi (DPIA)
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojan vaikutusten arviointi (DPIA) on laadittava rekisterinpitäjän toimesta ennen käsittelytoimien aloittamista, jos henkilötietojen käsittely ja sen luonne sekä laajuus voi aiheuttaa henkilöille/asiakkaille korkean riskin.
Vaikutustenarvioinnissa kuvataan henkilötietojen käsittelyä, arvioidaan käsittelyn tarpeellisuutta, oikeasuhteisuutta ja henkilötietojen käsittelystä aiheutuvia riskejä sekä tarvittavia toimenpiteitä, joilla riskeihin puututaan. Tavoitteena on arvioida, onko jäljelle jäänyt riski oikeutettu ja hyväksyttävissä.
Palvelua koskeva vaikutusten arviointi on laadittu yhteistyössä tietosuojavastaavan kanssa. Arviointi pitää sisällään yhteistoimintasopimukseen liittyvien henkilötietojen käsittelytoimiin liittyvien riskien ja vaikutusten arvioinnin.
Arvioinnin yhteenveto ja johtopäätökset lyhyesti:
- Kahden organisaation ja rekisterinpitäjän välinen henkilö- ja rekisteritietojen käsittely on riskiarvion mukaan todettu merkittävimmäksi riskiksi palvelun toteutuksessa. Apuvälinepalvelun toteuttaminen Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän terapeuttien toimesta ei toteudu sujuvasti HUSin Effector apuvälinetietojärjestelmässä olevista käyttöoikeuksien rajauksista johtuen. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän terapeuteilla ei ole kirjaamisoikeuksia HUSin Effector apuvälinetietojärjestelmään (ainoastaan lukuoikeudet), jonka johdosta terapeutit joutuvat lähettämään asiakasta ja lainausta koskevat tiedot suojattua siirtoyhteyttä (turvaposti/turvateams) käyttäen HUS Hyvinkään Alueellisen apuvälineyksiköön palkatulle sihteerille/hoitologistikolle, joka kopio/siirtää/kirjaa terapeuttien puolesta tiedot Effector apuvälinetietojärjestelmään.
- Käsittelyprosessissa ei toteudu EU-tietosuoja-asetuksen henkilötietojen käsittelyn periaate, jonka mukaan henkilötietoja olisi käsiteltävä siten, että varmistetaan henkilötietojen asianmukainen eheys, turvallisuus ja luottamuksellisuus. Määritellyissä käsittelytoimissa ei pystytä varmistamaan, että siinä toteutuu riittävästi (EU-asetuksen artikla 25) sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän tiedon käsittelijöille (terapeutit) sekä HUS sihteerille/hoitologistikoille tulisi pystyä tarjoamaan prosessin kannalta asetuksen mukainen eheä ja turvallinen henkilötietojen käsittelytapa. Kuvatussa käsittelytavassa arkaluonteinen potilastieto irrotetaan suojatuista järjestelmistä erillisiin järjestelmiin (kuten turvaposti/-teams), josta se edelleen tallennetaan/kopioidaan HUSin järjestelmään, jonka jälkeen Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän terapeutit lukevat tiedot HUSilta saatujen erillisten työasemien kautta.
Prosessin onnistumista tulee aktiivisesti seurata ja muutostarpeet tulee tuoda kehityslistalle nopeasti. Riskiä voidaan pienentää tässä vaiheessa hyvällä käyttöönottokoulutuksella, ohjeistuksella, prosessin tuntemuksella ja selkeällä vastuiden jaolla. Riskin pienentämiseksi HUSin tulee sitoutua kehittämään palvelua ja pyrkiä turvaamaan toimintaa siten, että kirjaukset ja tiedot ovat mahdollisimman eheät ja reaaliaikaiset, eikä kirjaamisvirheitä/-viivettä ilmaantuisi ja tietojen käsittelyprosessi suoraviivaistuu EU-asetuksen mukaiseksi. Osapuolten tulisi tarjota ammattilaisille suora integraatio arkaluonteisten potilastietojen tallentamiseen ja käyttöön jatkossa.
Tietosuojan vaikutusten arvioinnin yhteenveto on pyydettäessä saatavissa.
Tietosuojan vaikutusten arviointiin sisältyvät riskit rekisterinpitäjä eli Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä sopimuksen teon yhteydessä hyväksyy.