Yhtymähallitus, kokous 17.8.2021

§ 106 Keusoten ateria- ja siivouspalveluiden hankinta

KEUDno-2021-14045

Valmistelija

  • Päivi Klami, hankintapäällikkö, paivi.klami@keusote.fi
  • Sannamari Nousiainen, hallintopäällikkö, sannamari.nousiainen@keusote.fi

Perustelut

Taustaa


Keusoten ateriahuolto- ja siivouspalveluiden hankinnat perustuvat kuntayhtymän perustajakuntien tuottamiin palveluihin, perustajakuntien kilpailuttamiin palveluihin sekä kuntayhtymälle siirrettyihin ostopalvelusopimuksiin. Keusote on lisäksi kilpailuttanut Kiljavan sairaalan ateriapalvelut 2019 sairaalan toiminnan siirtyessä kuntayhtymän omaksi toiminnaksi. Näiden hankintojen lisäksi Jatsi Oy tuottaa Keusoten toimipisteisiin ateria- ja siivouspalveluita. Jatsi Oy:n toimita siirtyy syyskuun alussa Palmia Oy:lle.

 
Hankinnan valmistelu käynnistyi kunnilta ostettavien aterioiden selvittelytyöllä, selvittelyn esittelyllä kuntajohtajille sekä kuntien ateria- ja siivouspalveluista vastaavien viranhaltijoiden tapaamisella. Keusotessa tehtiin palveluvalikoiman lisäksi kustannusvertailu yhteistyössä kuntien edustajien kanssa, yhteenveto käsiteltiin kuntajohtajien neuvottelukunnassa sekä kuntien talousjohtajien kokouksissa maalis- ja lokakuussa 2020.

 
Valmistelun, selvityksen ja kuntakoisten neuvottelujen tuloksena päädyttiin kilpailuttamaan ateria- ja siivouspalvelut niin, että muun muassa Jatsin (1.9.2021 alkaen Palmian) tuottamat palvelut sekä Kiljavan ateriapalvelut jäävät kilpailutuksen ulkopuolelle. Keusotelle perustajakunnista siirretyistä ateria- ja siivouspalvelusopimuksista suuri osa on päättymässä, joten kilpailutusta ei voida lykätä.


Ateria-/ruokahuollon selvitysten mukaan Keusotella on tarve kilpailuttaa valmistuskeittiöiden, jakelukeittiöiden sekä palvelukeittiöiden (ateriat valmistetaan valmistuskeittiössä ja toimitetaan palvelukeittiöön pääsääntöisesti kuumana) ja henkilöstöruokailun ateriat ja ruokahuoltoon liittyvät oheispalvelut. Tällä hetkellä Keusoten kohteisiin toimittaa palveluita 6–7 eri toimittajaa ja toimisten sisällöt sekä sopimukset eivät ole verrannollisia keskenään. Kohteita Keusotessa on noin 10 kappaletta, kohteiden määrään voi tulla pieniä muutoksia.

 
Siivouspalveluiden selvityksen mukaan Keusotella on tarve kilpailuttaa perus- ja ylläpitosiivousten lisäksi erikseen tilattavia siivouksia, kuten tilamuutoksista aiheutuvat siivoukset, erilaisten vahinkojen jälkisiivoukset, tehostetut siivoukset, tapahtumasiivoukset, ikkunan pesut sekä vaihtomattopalvelut. Kohteita lähes 20, määrä voi vielä hiukan tarkentua.

 
Osa nykyisistä toimittajista tarjoaa samanaikaisesti sekä ateria-/ruokahuoltoon että siivouspalveluun liittyviä palveluita. Tästä johtuen nämä hankinnat toteutetaan samanaikaisesti. Molempien hankintojen palvelukuvaukset täsmentyvät kohteittain johtuen Keusoten toimipisteiden suuresta volyymista.

 
Hankinnan toteuttaminen


Kilpailutukset toteutetaan siten, että osallistutaan Hanselin ravintolapalveluiden yhteishankintaan sekä toimitila- siivouspalveluita koskeviin yhteishankintoihin, jotka toteutetaan dynaamisina hankintoina. Hanselin ravintolapalvelut kattaa Keusotessa käytetyn ateria- ja ruokahuollon palveluiden kokonaisuuden.

 
Ateria- l. ravintolapalvelut


Ravintolapalvelut 2021–2025 on dynaaminen hankintajärjestelmä, jolla voidaan hankkia ravintola-, ruoka-, ravitsemis- ja kahvilapalveluja sekä edellisiin liittyviä ateriankuljetuspalveluja ja lisäpalveluja, kuten kahviautomaatteja täyspalveluna tai osittaispalveluna. Dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) kohteena ovat ravintolapalvelut ja niihin liittyvien palvelujen tuottaminen. Palveluita voidaan tuottaa asiakkaille asiakkaan tai asiakkaan hallussa olevissa tiloissa. Keusoten hankinta kilpailutetaan DPS:n sisäisenä kilpailutuksena eli minikilpailutuksena oman organisaation tarpeita vastaavaksi.  Keusoten omissa minikilpailutuksissa käytetään Hanselin tukitiimin apua sekä valmiita mallipohjia. 

Ravintolapalveluilla tarkoitetaan palvelua, johon kuuluu seuraavaa:

  • aamupala-, lounas, välipala, päivällisruokailun ja / tai yöpalan järjestäminen sekä muiden asiakkaan tilaamien ruokailujen ja tarjoilujen järjestäminen
  • kahvilapalvelut ja/tai palveluannokset (muun muassa annosruoka, grillitoiminta)
  • kokous- ja edustus-/tilaustarjoilut (kahvitukset ja tapahtumaruokailut)
  • välipala- ja ateriapalvelut
  • kahvi-, vesi- ja ruoka-automaatit palveluna
  • asiakkaan tilaaman ruoan kuljetukset asiakkaan määrittelemään kohteeseen (esimerkiksi kotiateriapalvelu)

 

Hansel huolehtii asiakkaiden puolesta vuosittaisen hinnankorotusten käsittelyn, alihankkijamuutokset ja tekee työtä sopimusten valvonnan osalta.

Siivouspalvelu

Hanselilla on voimassa kaksi dynaamista hankintajärjestelmää, Siivouspalvelut 2021–2025 sekä Toimitilojen käyttäjäpalvelut 2021–2025, joista Keusote Hansel-asiakkaana voi hankkia siivouspalvelua. DPS tarjoaa ratkaisut siivouspalveluiden hankintaan, asiakastarpeiden ja toimintaympäristön mukaiset lisäpalvelut huomioiden. Siivouspalvelut-yhteishankinta tarjoaa joustavat ratkaisut siivouspalveluiden hankintaan eri asiakastarpeisiin ja toimintaympäristöihin. 

Siivouspalvelut voivat sisältää:

  • asiakkaan tarpeen mukaisen ylläpito- ja perussiivouksen sekä
  • erikseen tilattavan ylläpito- ja perussiivouksen, kuten

o    tilamuutoksista aiheutuvat siivoustyöt
o    vahinkojen jälkisiivoukset jne. kuten vesivahingot, tekstiilikalusteiden äkillinen likaantuminen esim. eritesiivous
o    tehostetun siivouksen tarve (äkillinen kohteen/tilan runsas likaantuminen)
o    tapahtumasiivous

  • siivouspalveluihin välittömästi liittyvien ja/tai prosessia tukevien lisäpalveluiden hankinnan, kuten vaihtomattopalvelu.

 

Hankinnan arvo ja eteneminen


Hankinnan arvioidut kustannukset ylittävät 6,0 milj. Euroa. Hallintosäännön (yhtymähallitus 10.12.2020, valtuusto 19.12.2020) § 11 kohta 10 mukaan yhtymähallitus päättää hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista, milloin niiden arvo on yli 6 000 000 euroa. 

Liittyminen Hanselin yhteishankintoihin edellyttää liittymisasiakirjojen täyttämistä sekä allekirjoitusta. Liittymisasiakirjoissa kerrotaan Keusoten ateriapalveluiden sekä siivouspalveluiden volyymista sekä arviot tarpeesta.  

Lisätietoja;
ateria- ja siivouspalvelut: hallintopäällikkö Sannamari Nousiainen etunimi.sukunimi@keusote.fi

kilpailutus: hankintapäällikkö Päivi Klami (24.8.2021 saakka), hankintapäällikkö Joona Huovinen (25.8.2021 alkaen). etunimi.sukunimi@keusote.fi


 

Ehdotus

Esittelijä

  • Pirjo Laitinen-Parkkonen, kuntayhtymän johtaja, pirjo.laitinen-parkkonen@keusote.fi

Yhtymähallitus päättää, että 

  • liitytään Hanselin ravintolapalveluiden yhteishankintaan
  • liitytään Hanselin siivouspalveluiden yhteishankintaan
  • liitytään Hanselin toimitilojen käyttäjäpalveluiden yhteishankintaan
  • valtuuttaa hankintapäällikön allekirjoittamaan yhteishankintojen liittymisasiakirjat
  • käynnistetään ateria- ja siivouspalveluiden kilpailutukset
     

Päätös

Hyväksyttiin esityksen mukaan.

Tiedoksi

hallintopäällikkö, hankintapäälliköt, hankintapalvelut