Perustelut
1. Taustaa
Tietotekniikka on keskeinen osa lähes kaikkea toimintaa nykypäivänä. Monelta osin se muodostaa kriittisen osan palvelutuotantoa ja sen jatkuvuutta. Nykyinen toimintaympäristö ja jatkuvasti kasvavat vaatimukset digitaalisille palveluille, niiden joustavuudelle, reagointikyvykkyydelle, tietoturvalle ja laadulle edellyttävät voimakasta panostusta myös kaiken pohjana toimivalle tietoliikenteelle ja perustietotekniikalle.
Järvenpään, Hyvinkään ja Keravan kaupunkien, Mäntsälän kunnan ja Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän (Keusote) osalta perustietotekniikka- ja tietoliikennepalveluita tuottaa Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy (KUUMA-ICT). Tämän nykyisen palvelutuotannon osalta keskeisimmäksi haasteeksi on tunnistettu in-house yhtiön suhteellisen pieni koko suhteessa asiakaskuntaan ja tarpeisiin sekä palveluiden skaalautuvuuden haasteet nopeaa reagointia vaativissa tilanteissa ja paikoin voimakkaasti kehittyvässä ympäristössä. Yrityksen mahdollisuus vastata asiakkaiden kasvaviin tarpeisiin ei ole ollut kaikilta osin riittävää ja tarvittavia palveluita, ratkaisuja tai osaamista on jouduttu hankkimaan pistemäisesti ja tilannekohtaisesti markkinoilta. Myös kuntien tietohallinnon työmäärä perustietotekniikkaan ja tietoliikenteeseen liittyen on kasvanut paikoin suureksi.
Kuuma-ICT:n omistajakuntien kunnanjohtajien päätöksellä käynnistettiin elokuussa 2019 perustietotekniikan ja tietoliikenteen nyky- ja tavoitetilaan liittyvä selvitystyö. Selvitystyön yhteydessä nousivat esille kaikkien Kuuma-ICT:n omistajien kasvaneet odotukset niin laajemman palvelutarjonnan, muuttuneiden ICT-tarpeiden kuin paremman toimituskyvyn muodossa. Selvityksen tulosten perusteella päädyttiin kuntien ja Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän kesken yhteisesti esittämään in-house yhtiön palveluista luopumista ja perustietotekniikan ja tietoliikenteen palveluiden kilpailuttamista yhteishankintana tarkoituksena:
- saavuttaa yhteisen hankintarenkaan kautta kriittinen massa hankinnalle
- selkeyttää ICT-toimintaa tilaajan näkökulmasta yhden päätoimittajan mallilla
- mahdollistaa organisaatiolähtöinen kehittäminen
- mahdollistaa organisaatiokohtainen palveluvalikoiman laajentaminen ja palvelutasojen nostaminen nopeallakin aikavälillä
- saavuttaa hankintarenkaan tasolla taloudellista hyötyä yhden isomman toimittajan, tuotteistettujen palveluiden ja nopeamman kehitysnopeuden myötä
- lisätä tasalaatuisuutta palveluissa
- parantaa tietoturvaa
Hyvinkään, Järvenpään ja Keravan kaupungit, Mäntsälän kunta ja Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä ovat päättäneet irtisanoa nykyisen palveluntuottajan osakassopimuksen ja palvelusopimuksen, hyväksyneet hankintayhteistyösopimuksen ja sen perusteella muodostettuun hankintarenkaaseen liittymisen, päättäneet kilpailuttaa perustietotekniikka- ja tietoliikennepalvelut siten, että Keski-Uudenmaan Informaatioteknologia Oy:n henkilöstö ja liiketoiminta siirtyvät kilpailutuksessa valittavalle palvelutuottajalle, ja valtuuttaneet kuntien johtajat tarvittaessa ratkaisemaan hankkeen ohjausryhmän esityksen pohjalta, toteutetaanko kilpailutus liiketoimintakauppana vai osakkeiden myyntinä sekä valtuuttaneet hankkeen ohjausryhmän käynnistämään ICT-toiminnan uudelleen järjestelyyn tähtäävän kilpailutuksen valmistelun ja kilpailutusprosessin.
Päätökset on tehty seuraavasti:
- Järvenpään kaupunginhallitus 11.5.2020
- Keusoten yhtymähallitus 12.5.2020
- Keravan kaupunginhallitus 19.5.2020
- Hyvinkään kaupunginhallitus 11.5.2020 ja kaupunginvaltuusto 25.5.2020
- Mäntsälän kunnanhallitus 11.5.2020 ja kunnanvaltuusto 1.6.2020
Hankkeen ohjausryhmän 20.8.2020 tekemän esityksen pohjalta kunnanjohtajat ovat 21.8.2020 päättäneet, että KUUMA-ICT:n myynti toteutetaan osakekauppana.
Hankinnan tavoitteeksi asetettiin taloudellisen edun saavuttaminen edullisimpien hankintahintojen ja -ehtojen muodossa sekä päällekkäisen työn vähentymisen ja asiantuntemuksen lisääntymisen kautta. Hankintarenkaan jäsenet ovat sitoutuneet tekemään osaltaan esityksen mukaiset hankintapäätökset, allekirjoittamaan valituksi tulleen toimittajan kanssa kahdenvälisen hankintasopimuksen ja sitoutumaan sen sisältöön. Taloudellisia vaikutuksia tarkastellaan hankintarenkaan yhteenlasketusta kokonaisuudesta, ei yksittäisen organisaation osalta. Yhteishankinnassa hankintarenkaan jäsenten on tehtävä samansisältöiset ja yhtäpitävät hankintapäätökset. Hankintarenkaan jäsenet sitoutuvat hankinnassa palveluiden perustason hankintaan. Kukin hankintarenkaan jäsen voi täydentää palveluitaan ottamalla käyttöön valitsemiaan optiopalveluita.
Kilpailutus on toteutettu sovitusti hankintarenkaan toimesta Ohjausryhmän ohjauksessa syksyn 2020 ja kevään 2021 välisenä aikana.
2. Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi
Hankinnan kohteena ovat perustietotekniikka- ja tietoliikennepalvelut.
Hankinta on toteutettu yhteishankintana, jossa ovat mukana Järvenpään kaupunki, Hyvinkään kaupunki, Keravan kaupunki, Mäntsälän kunta ja Keski-Uudenmaan sotekuntayhtymä. Hankintayhteistyöstä on tehty sopimus näiden kaupunkien, kuntien ja kuntayhtymän välillä. Sopimuksen mukaan yhteishankinta toteutetaan hankintarenkaana, jossa hankintaan osallistuvat osapuolet tekevät hankinnasta yhdenmukaiset hankintapäätökset. Hankintaa varten perustettu ohjausryhmä hyväksyy tarjousten vertailun ja hankintaesityksen. Sopimuksen mukaan päätösluonnokset valmistellaan varmistuen, että niiden sisältö on yhdenmukainen.
Hankintaan sisältyy hankinnan kohteen olevia palveluja nykyisin tuottavan Keski-Uudenmaan informaatioteknologia Oy:n (Kuuma-ICT) koko osakekannan myynti kilpailutuksen voittaneelle tarjoajalle.
Hankinnan arvioitu kokonaisarvo hankintarenkaalle on 28 MEUR.
Puitesopimuskausi on kahdeksan (8) vuotta.
Hankintalain (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista, 1397/2016) 42 §:n 5 mom. mukaan puitejärjestely voi pääsääntöisesti olla voimassa enintään neljä vuotta. Hankinnan kohteen sitä perustellusti edellyttäessä puitejärjestely voi kuitenkin olla kestoltaan pidempi. Hankittavana on kattavan ulkoistetun palvelun hankinta, jonka toiminnallisten ja palvelutasotavoitteiden saavuttaminen edellyttää tilaajan ja toimittajan pitkäaikaista yhteistyötä ja toimittajalta syvällistä tilaajan toiminnan, toimintaprosessien ja organisaation ymmärtämistä. Puitesopimuksen pidempi voimassaolo mahdollistaa toiminnan pitkäjänteisen kehittämisen ja tavoitetason saavuttaminen. Näin ollen puitejärjestelyn kahdeksan vuoden voimassaolo on perusteltu.
Puitesopimuksen perusteella tehdyt sopimukset ovat pääsääntöisesti voimassa seuraavasti:
- Toimitussopimus, kunnes toimitus on hyväksytysti suoritettu ja Sopijapuolet ovat täyttäneet kaikki sopimusvelvoitteensa
- Jatkuvia palveluita koskeva sopimus määräajan jälkeen toistaiseksi
- Jatkokehityssopimukset ja toimeksiannot, kunnes toimitus tai toimeksianto on hyväksytysti suoritettu, Toimittaja on täyttänyt kaikki sopimusvelvoitteensa ja mahdollinen takuuaika on päättynyt.
Sopimusten voimassaolo on määritelty tarkemmin tarjouspyynnön liitteinä olleissa sopimusluonnoksissa (tarjouspyynnön liitteet Puitesopimus, Toimitussopimus ja Palvelusopimus.
3. Hankintamenettely
Hankintamenettelynä oli neuvottelumenettely.
Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi Hilma-ilmoituskanavaan 19.10.2020.
4. Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi, vertailu ja tarjoajien valinta
Hankintayhteistyötä koskevan sopimuksen mukaan hankintayhteistyötä varten perustettu ohjausryhmä päättää neuvotteluihin kutsuttavista tarjoajista.
Hankintailmoituksessa asetettuun määräaikaan mennessä hankintarenkaalle saapui kaikkiaan seitsemän (7) osallistumishakemusta.
Soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja tarjoajien valintaperusteet oli määritelty hankintailmoituksessa ja sen liitteenä olleessa osallistumispyynnössä.
Tarjoajien valinnasta neuvotteluihin on tehty hankintayhteistyötä koskevan sopimuksen mukaisesti päätös, joka on annettu tiedoksi kaikille osallistumishakemuksen lähettäneille ehdokkaille 15.12.2020. Tiedoksiantoon on sisältynyt valitusosoitus ja oikaisuohje. Päätöksestä ei ole tehty valitusta tai hankintaoikaisuvaatimusta.
5. Neuvottelumenettelyn kulku
Alustava tarjouspyyntö ja neuvottelukutsut lähetettiin valituille tarjoajille 18.12.2020. Tarjoajien tuli toimittaa alustavat tarjouksensa hankintarenkaalle 12.1.2021.
Neuvottelut käytiin tarjoajien kanssa 18.1.–17.3.2021. Neuvotteluin sisältyi myös osakekauppaan kuuluva due diligence -vaihe, johon liittyvää aineistoa toimitettiin tarjoajille lisäksi vielä neuvottelujen päätyttyä. Tarjoajille annettiin lisäksi neuvottelujen päätyttyä mahdollisuus kommentoida lopullisen tarjouspyynnön luonnosta ennen kuin lopullinen tarjouspyyntö lähetettiin tarjoajille.
6. Tarjouspyyntö
Lopullinen tarjouspyyntö toimitettiin tarjoajille 25.3.2021. Tarjouspyynnössä asetettiin tarjousten toimittamisen määräajaksi 16.4.2021 klo 16:00. Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä ja lisätietojapyyntöjä 6.4.2021 klo 12:00 mennessä. Saatujen kysymysten perusteella havaittiin tarve tarkentaa joitakin tarjouspyynnön liitteitä. Tästä johtuen hankintarengas pidensi tarjousten jättöaikaa siten, että uusi määräaika oli 23.4.2021 klo 14:00.
7. Saadut tarjoukset
Kaikki tarjoajat jättivät tarjoukset asetettuun määräaikaan mennessä.
8. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Tarjousten tarkastamisessa kaikki tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.
9. Tarjousten vertailu
Hankinnan valintaperusteena on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet on kuvattu ylätasolla tarjouspyynnön kohdassa ”Päätöksenteon perusteet” ja tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä P6 Hintalomake ja P6.1 Vaatimus- ja laatuliite. Hinnan painoarvo oli 70 % ja laadun 30 %.
Hinta- ja laatuvertailu ilmenevät liitteestä 1, Hinta- ja laatuvertailutaulukko.
Ehdotus
Esittelijä
-
Pirjo Laitinen-Parkkonen, kuntayhtymän johtaja, pirjo.laitinen-parkkonen@keusote.fi
Yhtymähallitus päättää
- hankkia perustietotekniikka- ja tietoliikennepalvelukokonaisuuden kilpailutetussa laajuudessa kilpailutuksen voittaneelta taholta
- myydä Keski-Uudenmaan informaatioteknologia Oy:n osakkeen numero 47 kilpailutuksen voittajalle (Telia Finland Oyj) kilpailutuksen yhteydessä määritellyin ehdoin, liite 2
- valtuuttaa kuntayhtymän johtajan tekemään allekirjoittamaan osakkeiden kauppaa koskevan sopimuksen sekä palveluiden hankintaa koskevan puitesopimuksen Telia Finland Oy:n kanssa
- valtuuttaa tietohallintojohtajan päättämään järjestelyn täytäntöönpanosta ja tässä tarkoituksessa allekirjoittamaan asiaan liittyvät palvelu- ja toimitussopimukset sekä täytäntöönpanon edellyttämät muut sopimukset
- todeta osakassopimuksen päättyneen 19.10.2020 (Yhtymähallituksen 12.5. §86 päätöksen mukaan osakassopimuksen todetaan päättyvän hankinnan julkaisupäivänä, joka oli 19.10.2020)
Hankintapäätös on ehdollinen: hankintapäätösten voimaantulon ehtona on se, että jokainen hankintarenkaan osapuoli tekee tämän hankintapäätöksen sisältöä vastaavan hankintapäätöksen.
Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen ja valitusosoituksen tiedoksi.