Yhtymähallitus, kokous 22.6.2021

§ 79 Henkilökohtaisen avun ja muiden kotona asumista tukevien palveluiden hankinta dynaamisessa hankintajärjestelmässä: Dynaamisen hankintajärjestelmän sisäinen kilpailutus Henkilökohtaisen avun palveluista

KEUDno-2020-2731

Valmistelija

  • Olli-Pekka Alapiessa, vammaisten palvelujen päällikkö, olli-pekka.alapiessa@keusote.fi
  • Erja Pentti, palvelujohtaja, erja.pentti@keusote.fi

Perustelut

Hankinnan kohde

Hankintajärjestelmässä hankinnan kohteena on henkilökohtaisen avun palvelut, tukihenkilöpalvelut ja vammaisen asiakkaan hoito- ja huolenpitotyö. Palvelut on tarkoitettu Keski-Uudenmaan sotekuntayhtymän asiakkaille, joilla on vammaisuuteen tai pitkäaikaissairauteen liittyvä tuen tarve.

Hankintajärjestelmän jakaantuu perustamisvaiheessa luokkiin seuraavasti:

Luokka 1 Henkilökohtaisen avun palvelut

Luokka 2 Tukihenkilöpalvelu

Luokka 3 Vammaisen asiakkaan hoito- ja huolenpitotyö

Ensimmäinen dynaamisen hankintajärjestelmän sisäinen kilpailutus toteutettiin Henkilökohtaisen avun palveluista.

Dynaamisen hankintajärjestelmän perustaminen ja hankintamenettely             

Henkilökohtaisen avun ja muiden kotona asumista tukevien palveluiden dynaaminen hankintajärjestelmän hankintailmoitus julkaistiin 18.2.2021 hankintailmoituksella ja osallistumispyynnöllä numero KEUDno-2020-2731 ilmoituskanavissa www.hankintailmoitukset.fi ja Tarjouspalvelu.fi.

Hankinta toteutetaan sosiaali- ja terveyspalveluiden dynaamisella hankintajärjestelmällä, joka tarkoittaa tilaajan suunnittelemaa, hankintalain periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen. Kyseessä on liitteen E mukainen sosiaali- ja terveyspalveluhankinta. Hankintaan sovelletaan hankintalain 12 luvun säännöksiä ja 3 §:n mukaisia hankintojen yleisiä periaatteita. Hankintamenettelyssä hyödynnetään soveltuvin osin hankintalain 49 – 52 §:n tarkoittamaa dynaamista hankintajärjestelmää koskevia säännöksiä. Hankinnan kohde ja hankintajärjestelmän toimintaperiaatteet on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnössä ja sen liitteessä ”Dynaamisen hankintajärjestelmän periaatteet”.

Perustamisvaiheessa Hankintayksikkö sai 25.3.2021 mennessä hankintajärjestelmään 15 osallistumishakemusta. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän yhtymähallitus hyväksyi ehdokkaiden valintaa koskevan päätöksen kokouksessaan 13.4.2021.

Hankintajärjestelmä on koko voimassaolonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville palveluntuottajille.

Asiakkaiden osallistuminen ja markkinakartoitus

Palveluja käyttävien asiakkaiden infotilaisuus toteutettiin 4.11.2020. Tilaisuuden etukäteismateriaalina ilmoittautuneille toimitettiin luonnoksia hankinnan asiakirjoista. Info-tilaisuudesta tiedotettiin kutsukirjeessä ja asiakaskohtaamisissa. Infotilaisuuteen osallistui 19 henkilöä. Kuntayhtymän alueen vammaisneuvostoille toteutettiin webropol-kysely hankinnasta marraskuussa 2020.

Palveluntuottajien markkinakartoituksena toteutettiin infotilaisuus 2.11.2020, jonka etukäteismateriaalina ilmoittautuneille toimitettiin luonnoksia hankinnan asiakirjoista. Palveluntuottajien tasapuolisesti kohtelusta ja avoimuudesta huolehdittiin julkaisemalla kutsu markkinakartoitukseen HILMA-ilmoituskanavassa. Infotilaisuuteen osallistui 13 palveluntuottajaa. Lisäksi muutamat palveluntuottajat toimittivat kirjalliset kommenttinsa luonnosasiakirjoihin.

Tarjouspyynnön lähettäminen ja saadut tarjoukset

Ensimmäinen dynaamisen hankintajärjestelmän sisäinen kilpailutus toteutettiin hankintajärjestelmän luokassa 1 Henkilökohtaisen avun palvelut. Henkilökohtaisen avun palvelut toteutuvat seuraavissa osissa:

1. Henkilökohtainen apu 

2. Henkilökohtainen apu avustajaringillä

3. Kiireellinen henkilökohtainen apu

4. Henkilökohtaisen avun arviointijakso

Hankintavaiheen käynnistyttyä hankintayksikkö lähetti kaikille luokkaan 1 hyväksytyille palveluntuottajille henkilökohtaisen avun palvelujen tarjouspyynnön. Tarjouspyyntö lähetettiin 22.4.2021.

Hankinnan ehdot ja kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja tarjouspyynnön liitteessä Palvelukuvaus. Tarjouspyyntö liitteineen on päätöksen oheismateriaalina 1.

Tarjouspyynnön mukaan palveluntuottajiksi hyväksytään kaikki tarjoajat, joiden tarjous on tarjouspyynnön mukainen ja jotka täyttävät asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tehtävä sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta (varsinainen sopimuskausi). Lisäksi tilaajalla on oikeus yhden (1) vuoden optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käyttämisestä ennen varsinaisen sopimuksen kauden päättymistä.

Tarjousten jättämisen määräaikaan 20.05.2021 klo 10.00 mennessä saatiin 9 tarjousta.  Saadut tarjoukset ovat liitteen ”1 Tarjousten avauspöytäkirja” mukaiset. Kaikki tarjoajat jättivät tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Osa 1. Henkilökohtainen apu tarjouksia saatiin yhteensä 9 kappaletta.
Osa 2. Henkilökohtainen apu avustajaringillä tarjouksia saatiin yhteensä 9 kappaletta.
Osa 3. Kiireellinen henkilökohtainen apu tarjouksia saatiin yhteensä 7 kappaletta.
Osa 4. Henkilökohtaisen avun arviointijakso tarjouksia saatiin yhteensä 7 kappaletta.

Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, ​ että kaikki saadut tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. Ne hyväksytään tarjousvertailuun.

Tarjousten vertailu

Tarjousvertailu suoritettiin erikseen kussakin hankinnan osassa tarjousvertailuun hyväksyttyjen tarjousten kesken. Kaikissa hankinnan osissa palveluntuottajan valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, ​jossa hinnan painoarvo oli 70 % ja laadun painoarvo 30 %.

HINTA,​ painoarvo 70 %. Hintavertailua varten tarjoajan hankinnan osaan tarjoamat yksikköhinnat lasketaan yhteen, ​jolloin saadaan tarjoajan vertailuhinta. Halvimman vertailuhinnan antanut tarjoaja saa vertailuun 70 pistettä. Muiden tarjoajien hinta suhteutetaan halvimman tarjouksen hintaan kaavalla halvimman tarjouksen hinta / tarjoajan hinta * 70.

LAATU, ​painoarvo 30 %. Laatuvertailua varten tarjoajan laatuvertailussa saamat pisteet lasketaan yhteen, ​jolloin saadaan tarjoajan raakapisteet. Eniten raakapisteitä saanut saa tarjousvertailussa täydet 30 pistettä ja muiden tarjousten laatupisteet suhteutetaan kaavalla tarjoajan raakapisteet/ suurimmat raakapisteet * 30.

Laatuperusteina hankinnan kaikissa osissa 1 – 4 olivat 

A) palvelun vastuuhenkilön laatu

B) henkilökohtaisten avustajien osaaminen, koulutusmahdollisuudet, pysyvyys ja mahdollisuus saada tukea työhön

Laatuperusteet ja niiden pisteytys on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä. 

Hankinnan osissa 1 – 4 tarjoajan hinta-​ja laatupisteet laskettiin yhteen,​ jolloin saatiin tarjoajan kokonaispisteet.

Valittavat palveluntuottajat ja palveluntuottajien ja tarjousten etusijajärjestys hankinnan osissa on liitteen 2 Vertailutaulukko mukainen.

Valituista tarjoajista kaksi (2) käyttää alihankintaa. 

Taloudelliset vaikutukset

Hankinnan ennakoitu laskennallinen kokonaisarvo on 4,​25 milj.€/vuosi (17 milj.€/ nelivuotiskausi),​alv 0 %. Keski-​Uudenmaan sote-​kuntayhtymä ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Henkilökohtaisen avun kustannukset maksetaan vammaisten palvelujen kustannuspaikalta henkilökohtainen apu 390 452 02.

Hankintasopimus ja ilmoitus

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Palveluntuottajalta tullaan pyytämään hankintamenettelyssä toimitettavaksi edellytetyt ja tarjoajan soveltuvuuteen liittyvät selvitykset ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.

Hankinta-​asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi.  Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen kirjaamo@keusote.fi.

Hankintamenettelyä koskeva kertomus

Tämä päätös on myös hankintalain 124 §:n mukainen hankintamenettelyä koskeva kertomus. Hankintayksikön yhteystiedot ovat seuraavat: Keski-​Uudenmaan sote-​kuntayhtymä,​ Sandelininkatu 1,​05800 Hyvinkää,​sähköposti: kirjaamo@keusote.fi.

Ehdotus

Esittelijä

  • Pirjo Laitinen-Parkkonen, kuntayhtymän johtaja, pirjo.laitinen-parkkonen@keusote.fi

Yhtymähallitus päättää

  1. valita henkilökohtaisen avun palveluntuottajiksi liitteen 2 ”Vertailutaulukko” mukaiset palveluntuottajat liitteen mukaisessa etusijajärjestyksessä,
  2. oikeuttaa kuntayhtymän ikäihmisten ja vammaisten palvelujen palvelujohtajan allekirjoittamaan valittujen palveluntuottajien kanssa sopimukset,
  3. valtuuttaa kuntayhtymä ikäihmisten ja vammaisten palvelujen palvelujohtajan tekemään tarvittaessa päätöksen option käyttöönotosta ja
  4. tarkastaa ja hyväksyä pöytäkirjan tämän §:n osalta välittömästi kokouksessa. 

Päätös

Yhtymähallitus päätti palauttaa asian uudelleen valmisteltavaksi.

 

Tiedoksi

Ehdokkaat ja tarjoajat, vammaispalvelut, hankintapalvelut, ostolaskujen käsittelijät

Liitteet

Oheismateriaali


Muutoksenhaku

Muutoksenhakukielto

Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta. Oikaisuvaatimusta tai valitusta ei saa tehdä

  • päätöksestä, joka koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (Kuntalain 136 §),
  • hallinnon sisäisestä määräyksestä, joka koskee tehtävän tai muun toimenpiteen suorittamista (Hallintolainkäyttölain 5§),
  • päätöksestä, josta lainsäädännön nojalla ei voi hakea muutosta (lainkohta mainittava erikseen päätöksen perusteluissa) tai
  • hankintapäätöksestä, jota ei tehdyn hankintaoikaisun johdosta muuteta (Hankintalaki 126§ ja 132§).