Perustelut
Valmistelijat: lakimies Mia Kontio-Kaskikallio ja tietosuojavastaava Erja Heikkinen
Hyvinkään, Järvenpään, Mäntsälän, Nurmijärven, Pornaisten ja Tuusulan lakisääteisten sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluiden järjestämisvastuu siirtyi 1.1.2018 Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymälle. Vuoden 2019 alusta myös palvelujen tuotantovastuu siirtyi kuntayhtymälle.
Sosiaali- ja terveyspalveluihin liittyvän tuotantovastuun siirryttyä kuntayhtymälle, on ilmennyt tarve sopia henkilötietojen käsittelystä ja rekisterinpidosta kuntayhtymän ja kuuden kuntayhtymään kuuluvan kunnan kanssa. Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä on valmistellut Hyvinkään, Järvenpään, Mäntsälän, Nurmijärven, Tuusulan ja Pornaisten kanssa sopimukset henkilötietojen käsittelystä ja rekisterinpidosta. Sopimuksilla kunnat ja kuntayhtymä sopivat EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679) perustuvista rekisterinpitoon sekä henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä vastuista ja velvoitteista sekä arkistoinnin järjestämisestä muun muassa sosiaalihuollon asiakasrekisterin ja terveydenhuollon potilasrekisterin (sisältäen suun terveydenhuollon ja työterveyshuollon tiedot) osalta.
Sopimuksen lähtökohtana on potilasrekisterin osalta sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009), jonka 22 §:n mukaan potilasasiakirjojen ja hoitoon liittyvän muun materiaalin säilyttämisestä vastaa se terveydenhuollon toimintayksikkö tai itsenäisesti ammattiaan harjoittava terveydenhuollon ammattihenkilö, jonka toiminnassa ne ovat syntyneet, jollei sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetusta laista muuta johdu.
Sosiaalihuollon asiakasrekisterin osalta lähtökohtana on asiakasasiakirjoista annettu laki (254/2015), jossa on säännöksiä mm. rekisterinpitäjästä, palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan henkilötietojen käsittelyä koskevista vastuista, rekistereistä, sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin kirjattavista tiedoista ja sosiaalihuollon asiakastietojen säilyttämisajoista. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain 24 §:n mukaan sosiaalihuollon palvelunjärjestäjä on rekisterinpitäjä. Palvelunjärjestäjä on rekisterinpitäjä siitä riippumatta, tuottaako se sosiaalihuollon palvelut itse vai tuottaako palvelut joku muu sosiaalihuollon palvelunantaja rekisterinpitäjän kanssa tehdyn sopimuksen perusteella.
Sosiaalihuollon asiakasrekisterin rekisterinpitovastuu on siirtynyt 1.1.2018 sosiaalihuollon järjestämisvastuun siirtymisen myötä kuntayhtymälle. Rekisterinpidon on sovittu siirtyvän kuntayhtymälle myös ajalta ennen järjestämisvastuun siirtymistä.
Potilastietorekisterin rekisterinpitäjänä toimii kuntayhtymä. Kuntayhtymä toimii rekisterinpitäjänä myös ennen 1.1.2019 muodostuneista potilastiedoista mukaan lukien suun terveydenhuollon rekisteritiedot.
Työterveyshuollon potilastietojen osalta kuntayhtymä toimii ns.vanhojen työterveyshuollon potilastietojen osalta rekisterinpitäjänä. Kyse on tällöin kuntien järjestämästä työterveyshuollosta, ja potilastiedot on tallennettu kunnan potilasrekisteriin ennen toimintojen siirtymistä kuntayhtymään.
Maahanmuuttaja- ja työllisyyspalveluiden rekisteritiedoista ja arkistoista vastaavat kunnat rekisterinpitäjinä.
Oppilashuollon rekisteritietojen osalta rekisterinpitäjänä on kunta. Tämä koskee sekä koulupsykologien että koulukuraattorien tekemiä oppilashuollon kirjauksia riippumatta siitä, mihin tietojärjestelmiin tietoja on kirjattu. Kuntayhtymä toimii kuitenkin sekä Järvenpään että Hyvinkään ja Nurmijärven osalta näissä rekistereissä henkilötietojen käsittelijänä. Tämä johtuu siitä, että näitä tietoja sisältävät järjestelmät ovat siirtyneet kuntayhtymään 1.1.2019. Sopimuksissa määritellään kunkin kunnan ja kuntayhtymän osalta tarkemmin käsittelijän ja rekisterinpitäjän roolit ja vastuut.
Sopimusten mukaan henkilötietojen käsittelijä ja rekisterinpitäjä sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan EU:n tietosuoja-asetuksessa (2016/679) säädettyjä vastuita ja velvoitteita ja toimimaan henkilötietoja käsitellessään huolellisesti. Lisäksi sopimusosapuolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan organisaatioidensa omia sisäisiä ohjeita henkilötietojen käsittelystä.
Sopimukset poikkeavat hieman kuntakohtaisesti, riippuen kunnan tilanteesta, miten ja mihin he ovat eri palveluissa kirjaukset tehneet koulupsykologien, kuraattorien ja työllisyyspalveluiden osalta. Kaikkien kuntien kanssa on kuitenkin sovittu potilasrekisterin ja sosiaalihuollon rekisterin siirtyvän kokonaisuudessaan kuntayhtymälle.
Nurmijärven kunnan psykologeille ja kuraattoreille on annettu pääsy omiin tietoihin Keusotelle siirtyneissä potilas- ja asiakastietojärjestelmissä. Oikeus on voimassa kunnes kunta saa omat tietonsa siirrettyä uuteen järjestelmään. Nurmijärven sopimuksessa on mukana tästä liitteet (Lifecare ja SosiaaliEffica).
Sopimusten liitteenä on Kuntaliiton päivittämät ehdot henkilötietojen käsittelystä, sekä käsittelytoimien kuvaukset tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti kaikissa niissä tapauksissa, joissa kunnan ja kuntayhtymän välille syntyy rekisterinpitäjä - käsittelijä suhde.
Hyvinkään kaupunginhallitus on jo hyväksynyt liitteenä olevan sopimuksen, samoin Pornaisten kunnanhallitus.
Järvenpään kaupungin tietoaineistoja koskeva asiakirja
Henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset ovat lähestulkoon samanlaiset kaikkien kuntien osalta, mutta Järvenpään kaupunki halusi käsittelysopimuksen lisäksi tehdä myös tietoaineistoja koskevan asiakirjan (Tietoaineistojen käsittelyssä noudatettavat käytännöt ja varautuminen muutoksiin).
Osapuolet ovat yhdessä käyneet läpi ja arvioineet fyysiset tietoaineistot ja erotelleet ne kunnan ja kuntayhtymän vastuulle kuuluviin kokonaisuuksiin. Nämä aineistokokonaisuudet ilmenevät liitteestä "Muistio fyysisten tietoaineistojen jaosta Järvenpään kaupungin ja Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän välillä". Osapuolet katsovat, että rekisterinpitäjänä fyysisten tietoaineistojen osalta on taho, jonka vastuulle asiakirjat ovat siirtyneet. Siltä osin kuin tietoaineistoja säilytetään toisen osapuolen tiloissa tai järjestelmissä, toimii osapuoli tietojen käsittelijänä.
Hallinnollisten tietoaineistojen osalta rekisterinpitäjänä on hallinnon asiakirjojen osalta kunta ja asiakastiedon osalta kuntayhtymä. Nämä tietoaineistot ovat osittain fyysisiä, osittain sähköisiä.
Asiakirjan mukaan rekisterinpito on siirtynyt kuntayhtymälle potilasrekisterin osalta 1.1.2019 ja sosiaalihuollon rekisterien osalta 1.1.2018. Aineistoa on käsiteltävä ja säilytettävä siten, että kokonaisuus on erotettavissa kuntakohtaisesti sille, jolle järjestämisvastuu tulevaisuudessa siirtyy tai voi siirtyä.
Kaikki sopimukset ovat liitteenä.
Kuntayhtymän 1.2.2020 voimaan tulleen hallintosäännön 11§:n 6 kohdan mukaan yhtymähallitus toimii tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 7 kohdan tarkoittamana rekisterinpitäjänä.
Päätös
Tietosuojavastaava Erja Heikkinen esitteli asiaa kokouksessa.
Hyväksyttiin esityksen mukaan.