Yhtymähallitus, kokous 30.3.2022

§ 46 Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän ateria- ja siivouspalveluiden hankinta

KEUDno-2021-14045

Aikaisempi käsittely

Yhtymähallitus, 17.8.2021

Valmistelija

Päivi Klami, hankintapäällikkö, paivi.klami@keusote.fi
Sannamari Nousiainen, hallintopäällikkö, sannamari.nousiainen@keusote.fi

Perustelut

Taustaa


Keusoten ateriahuolto- ja siivouspalveluiden hankinnat perustuvat kuntayhtymän perustajakuntien tuottamiin palveluihin, perustajakuntien kilpailuttamiin palveluihin sekä kuntayhtymälle siirrettyihin ostopalvelusopimuksiin. Keusote on lisäksi kilpailuttanut Kiljavan sairaalan ateriapalvelut 2019 sairaalan toiminnan siirtyessä kuntayhtymän omaksi toiminnaksi. Näiden hankintojen lisäksi Jatsi Oy tuottaa Keusoten toimipisteisiin ateria- ja siivouspalveluita. Jatsi Oy:n toimita siirtyy syyskuun alussa Palmia Oy:lle.

 
Hankinnan valmistelu käynnistyi kunnilta ostettavien aterioiden selvittelytyöllä, selvittelyn esittelyllä kuntajohtajille sekä kuntien ateria- ja siivouspalveluista vastaavien viranhaltijoiden tapaamisella. Keusotessa tehtiin palveluvalikoiman lisäksi kustannusvertailu yhteistyössä kuntien edustajien kanssa, yhteenveto käsiteltiin kuntajohtajien neuvottelukunnassa sekä kuntien talousjohtajien kokouksissa maalis- ja lokakuussa 2020.

 
Valmistelun, selvityksen ja kuntakoisten neuvottelujen tuloksena päädyttiin kilpailuttamaan ateria- ja siivouspalvelut niin, että muun muassa Jatsin (1.9.2021 alkaen Palmian) tuottamat palvelut sekä Kiljavan ateriapalvelut jäävät kilpailutuksen ulkopuolelle. Keusotelle perustajakunnista siirretyistä ateria- ja siivouspalvelusopimuksista suuri osa on päättymässä, joten kilpailutusta ei voida lykätä.


Ateria-/ruokahuollon selvitysten mukaan Keusotella on tarve kilpailuttaa valmistuskeittiöiden, jakelukeittiöiden sekä palvelukeittiöiden (ateriat valmistetaan valmistuskeittiössä ja toimitetaan palvelukeittiöön pääsääntöisesti kuumana) ja henkilöstöruokailun ateriat ja ruokahuoltoon liittyvät oheispalvelut. Tällä hetkellä Keusoten kohteisiin toimittaa palveluita 6–7 eri toimittajaa ja toimisten sisällöt sekä sopimukset eivät ole verrannollisia keskenään. Kohteita Keusotessa on noin 10 kappaletta, kohteiden määrään voi tulla pieniä muutoksia.

 
Siivouspalveluiden selvityksen mukaan Keusotella on tarve kilpailuttaa perus- ja ylläpitosiivousten lisäksi erikseen tilattavia siivouksia, kuten tilamuutoksista aiheutuvat siivoukset, erilaisten vahinkojen jälkisiivoukset, tehostetut siivoukset, tapahtumasiivoukset, ikkunan pesut sekä vaihtomattopalvelut. Kohteita lähes 20, määrä voi vielä hiukan tarkentua.

 
Osa nykyisistä toimittajista tarjoaa samanaikaisesti sekä ateria-/ruokahuoltoon että siivouspalveluun liittyviä palveluita. Tästä johtuen nämä hankinnat toteutetaan samanaikaisesti. Molempien hankintojen palvelukuvaukset täsmentyvät kohteittain johtuen Keusoten toimipisteiden suuresta volyymista.

 
Hankinnan toteuttaminen


Kilpailutukset toteutetaan siten, että osallistutaan Hanselin ravintolapalveluiden yhteishankintaan sekä toimitila- siivouspalveluita koskeviin yhteishankintoihin, jotka toteutetaan dynaamisina hankintoina. Hanselin ravintolapalvelut kattaa Keusotessa käytetyn ateria- ja ruokahuollon palveluiden kokonaisuuden.

 
Ateria- l. ravintolapalvelut


Ravintolapalvelut 2021–2025 on dynaaminen hankintajärjestelmä, jolla voidaan hankkia ravintola-, ruoka-, ravitsemis- ja kahvilapalveluja sekä edellisiin liittyviä ateriankuljetuspalveluja ja lisäpalveluja, kuten kahviautomaatteja täyspalveluna tai osittaispalveluna. Dynaamisen hankintajärjestelmän (DPS) kohteena ovat ravintolapalvelut ja niihin liittyvien palvelujen tuottaminen. Palveluita voidaan tuottaa asiakkaille asiakkaan tai asiakkaan hallussa olevissa tiloissa. Keusoten hankinta kilpailutetaan DPS:n sisäisenä kilpailutuksena eli minikilpailutuksena oman organisaation tarpeita vastaavaksi.  Keusoten omissa minikilpailutuksissa käytetään Hanselin tukitiimin apua sekä valmiita mallipohjia. 

Ravintolapalveluilla tarkoitetaan palvelua, johon kuuluu seuraavaa:

  • aamupala-, lounas, välipala, päivällisruokailun ja / tai yöpalan järjestäminen sekä muiden asiakkaan tilaamien ruokailujen ja tarjoilujen järjestäminen
  • kahvilapalvelut ja/tai palveluannokset (muun muassa annosruoka, grillitoiminta)
  • kokous- ja edustus-/tilaustarjoilut (kahvitukset ja tapahtumaruokailut)
  • välipala- ja ateriapalvelut
  • kahvi-, vesi- ja ruoka-automaatit palveluna
  • asiakkaan tilaaman ruoan kuljetukset asiakkaan määrittelemään kohteeseen (esimerkiksi kotiateriapalvelu)

 

Hansel huolehtii asiakkaiden puolesta vuosittaisen hinnankorotusten käsittelyn, alihankkijamuutokset ja tekee työtä sopimusten valvonnan osalta.

Siivouspalvelu

Hanselilla on voimassa kaksi dynaamista hankintajärjestelmää, Siivouspalvelut 2021–2025 sekä Toimitilojen käyttäjäpalvelut 2021–2025, joista Keusote Hansel-asiakkaana voi hankkia siivouspalvelua. DPS tarjoaa ratkaisut siivouspalveluiden hankintaan, asiakastarpeiden ja toimintaympäristön mukaiset lisäpalvelut huomioiden. Siivouspalvelut-yhteishankinta tarjoaa joustavat ratkaisut siivouspalveluiden hankintaan eri asiakastarpeisiin ja toimintaympäristöihin. 

Siivouspalvelut voivat sisältää:

  • asiakkaan tarpeen mukaisen ylläpito- ja perussiivouksen sekä
  • erikseen tilattavan ylläpito- ja perussiivouksen, kuten

o    tilamuutoksista aiheutuvat siivoustyöt
o    vahinkojen jälkisiivoukset jne. kuten vesivahingot, tekstiilikalusteiden äkillinen likaantuminen esim. eritesiivous
o    tehostetun siivouksen tarve (äkillinen kohteen/tilan runsas likaantuminen)
o    tapahtumasiivous

  • siivouspalveluihin välittömästi liittyvien ja/tai prosessia tukevien lisäpalveluiden hankinnan, kuten vaihtomattopalvelu.

 

Hankinnan arvo ja eteneminen


Hankinnan arvioidut kustannukset ylittävät 6,0 milj. Euroa. Hallintosäännön (yhtymähallitus 10.12.2020, valtuusto 19.12.2020) § 11 kohta 10 mukaan yhtymähallitus päättää hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista, milloin niiden arvo on yli 6 000 000 euroa. 

Liittyminen Hanselin yhteishankintoihin edellyttää liittymisasiakirjojen täyttämistä sekä allekirjoitusta. Liittymisasiakirjoissa kerrotaan Keusoten ateriapalveluiden sekä siivouspalveluiden volyymista sekä arviot tarpeesta.  

Lisätietoja;
ateria- ja siivouspalvelut: hallintopäällikkö Sannamari Nousiainen etunimi.sukunimi@keusote.fi

kilpailutus: hankintapäällikkö Päivi Klami (24.8.2021 saakka), hankintapäällikkö Joona Huovinen (25.8.2021 alkaen). etunimi.sukunimi@keusote.fi


 

Ehdotus

Esittelijä

Pirjo Laitinen-Parkkonen, kuntayhtymän johtaja, pirjo.laitinen-parkkonen@keusote.fi

Yhtymähallitus päättää, että 

  • liitytään Hanselin ravintolapalveluiden yhteishankintaan
  • liitytään Hanselin siivouspalveluiden yhteishankintaan
  • liitytään Hanselin toimitilojen käyttäjäpalveluiden yhteishankintaan
  • valtuuttaa hankintapäällikön allekirjoittamaan yhteishankintojen liittymisasiakirjat
  • käynnistetään ateria- ja siivouspalveluiden kilpailutukset
     

Päätös

Hyväksyttiin esityksen mukaan.

Yhtymähallitus, 8.2.2022

Valmistelija

Sannamari Nousiainen, hallintopäällikkö, sannamari.nousiainen@keusote.fi

Perustelut

Perustelut

Taustaa

Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän (jäljempänä Keusote) ateriahuolto- ja siivouspalveluiden hankinnat perustuvat kuntayhtymän perustajakuntien tuottamiin palveluihin, perustajakuntien kilpailuttamiin palveluihin sekä kuntayhtymälle siirrettyihin ostopalvelusopimuksiin. Keusote on lisäksi kilpailuttanut Kiljavan sairaalan ateriapalvelut 2019 sairaalan toiminnan siirtyessä kuntayhtymän omaksi toiminnaksi. Näiden hankintojen lisäksi Jatsi Oy tuottaa Keusoten toimipisteisiin ateria- ja siivouspalveluita Järvenpäässä. Jatsi Oy:n toimita on siirtynyt syyskuun alussa 2021 Palmia Oy:lle.
 
Ateria- ja siivouspalveluita koskevan hankintakokonaisuuden valmistelu käynnistyi alun perin kunnilta ostettavien aterioiden selvittelytyöllä ja sen tuloksien esittelyllä kuntajohtajille sekä kuntien ateria- ja siivouspalveluista vastaavien viranhaltijoiden tapaamisella. Keusotessa tehtiin palveluvalikoiman lisäksi kustannusvertailu yhteistyössä kuntien edustajien kanssa, yhteenveto käsiteltiin kuntajohtajien neuvottelukunnassa sekä kuntien talousjohtajien kokouksissa maalis- ja lokakuussa 2020.
 
Valmistelun, selvityksen ja kuntakohtaikoisten neuvottelujen tuloksena päädyttiin kilpailuttamaan ateria- ja siivouspalvelut niin, että muun muassa Jatsin (1.9.2021 alkaen Palmian) tuottamat palvelut sekä Kiljavan ateriapalvelut jäävät kilpailutuksen ulkopuolelle. Keusotelle perustajakunnista siirretyistä ateria- ja siivouspalvelusopimuksista suuri osa on päättymässä 2022 aikana, joten kilpailutusta ei voida lykätä. Lisäksi Keski-Uudenmaan hyvinvointialue ei voi hyödyntää 1.1.2023 alkaen Keusoten omistajakuntien tuottamaa tukipalvelupalvelutuontantoa.

Keusoten yhtymähallitus on päättänyt 17.8.2021 päätöksellä § 106, että Keusote liittyy Hanselin ravintolapalveluiden yhteishankintaan, Hanselin siivouspalveluiden yhteishankintaan sekä Hanselin toimitilojen käyttäjäpalveluiden yhteishankintaan. Tämän lisäksi yhtymähallitus on päättänyt valtuuttaa hankintapäällikön allekirjoittamaan yhteishankintojen liittymisasiakirjat käynnistämään ateria- ja siivouspalveluiden kilpailutukset.

Hankinnan toteuttaminen

Ateria- ja siivouspalveluita koskevan kilpailutuksen valmistelussa hankinnan kohteen määrittely on tarkentunut siten, että kilpailutuksen kautta valitaan yksi (1) toimittaja, joka kykenee haltuunottamaan ja tuottamaan Keusoten lukuisissa eri kohteissa suoritettavat ateria- ja siivouspalvelut. 
Yhdellä (1) sopimustoimittajalla tavoitellaan selkeää sopimus- ja toimittajahallinnan mallia sekä ostovolyymien keskittämisellä pyritään saavuttamaan säästöjä.
Koska aikaisempi yhtymähallituksen päätös koski kolmea (3) eri dynaamista hankintajärjestelmää (DPS), ei näiden DPS-menettelyiden juridisten rajoitteiden johdosta ole mahdollista saada yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa tuottamaan hankinnan kohteena olevia palveluja.
Ateria- ja siivouspalveluita koskeva hankinta on tarkoitus toteuttaa Keusoten omana kilpailutuksena vuoden 2022 aikana. 

Kilpailutuksen piirissä ovat pääosin ne kohteet, joiden ateria- ja puhtaanapitopalveluiden tuottajana on tällä hetkellä omistajakunnat tai niiden puitesopimuskumppanit tai sopimus päättyy 31.12.2022. Voimassa olevat sopimukset, joihin kuntayhtymä on sidottu, jatkuvat sopimuskauden loppuun, eikä kilpailutuksella ole niihin vaikutusta.

Hankinnan arvo ja eteneminen

Hankinnan arvioidut kustannukset ylittävät 6,0 milj. Euroa. Hallintosäännön (yhtymähallitus 10.12.2020, valtuusto 19.12.2020) § 11 kohta 10 mukaan yhtymähallitus päättää hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista, milloin niiden arvo on yli 6 000 000 euroa. 

Ehdotus

Esittelijä

Pirjo Laitinen-Parkkonen, kuntayhtymän johtaja, pirjo.laitinen-parkkonen@keusote.fi

Yhtymähallitus päättää: 

  • kumota yhtymähallituksen päätöksen 17.8.2021 § 106
  • että ateria- ja siivouspalveluiden kilpailutukset toteutetaan Keusoten omana kilpailutuksena.

Käsittely:

Hallintopäällikkö Sannamari Nousiainen piti asiaesittelyn.

Irma Pahlman ehdotti Liljan-Kukka Runolinnan kannattamana asian palauttamista valmisteltavaksi. Puheenjohtajan tiedusteltua tätä hallitukselta, asia päätettiin palauttaa yksimielisesti uudelleen valmisteltavaksi.

 

Päätös

Päätettiin yksimielisesti palauttaa asia uudelleen valmisteltavaksi.

Valmistelija

  • Sannamari Nousiainen, hallintopäällikkö, sannamari.nousiainen@keusote.fi
  • Teemu Tyrkkö, hankintapäällikkö, teemu.tyrkko@keusote.fi

Perustelut

Yhtymähallitus on 17.8.2021 § 106 päättänyt ateria- ja siivouspalveluiden kilpailuttamisesta ja liittymisestä Hanselin yhteishankintoihin. Tämän jälkeen hankinnan kohteen määrittely on tarkentunut siten, että tarkoituksenmukaisimpana toteutusvaihtoehtona on nähty yhden sopimustoimittajan malliin pyrkiminen. Yhdellä toimittajalla tavoitellaan selkeää sopimus- ja toimittajahallinnan mallia sekä ostovolyymin keskittämistä ja säästöjen saavuttamista. Lisäksi yhden toimittajan mallilla pystytään paremmin turvaamaan kriittiset palvelut. Asiaa käsiteltiin uudelleen yhtymähallituksessa, jossa esityksenä oli että ateria- ja siiivouspalveluiden kilpailutus toteutetaan Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän omana kilpailutuksena. Yhtymähallitus päätti 8.2.2022 § 7 palauttaa asian uudelleen valmisteluun. Tämän jälkeen yhtymähallituksen iltakoulussa esiteltiin sovitusti ateria- ja siivouspalvelukilpailutuksen valmistelua, taustaa ja tavoitteita 15.3.2022. 

Kuntayhtymä toimii tällä hetkellä n. 100 kohteessa ja 1.1.2023 hyvinvointialueelle siirtyy lisäksi 32 Etevan kohdetta ja Ridasjärven toiminta, sekä koulukuraattorien ja -psykologien käytössä olevat tilat. 

Kuntayhtymän ateria- ja siivouspalveluiden tuottamistapa on tällä hetkellä hyvin hajanainen: osan palveluista tuottaa omistajakunta, osan kunnan tai kuntayhtymän puitesopimuskumppani ja osan kuntayhtymä omana toimintana. Kuntayhtymässä työskentelee tällä hetkellä noin 60 tukipalvelutyötä (mm. emäntiä, laitoshuoltajia) tekevää työntekijää. Lisäksi Nurmijärven kunnalta siirtyy tämänhetkisen tiedon mukaan hyvinvointialueelle 10 sairaala-apulaista. 

Perusteluja kilpailutukselle ja irtautumiselle Hanselin DPS:stä

Laki ei mahdollista hankintoja nykyisiltä omistajakunnilta 1.1.2023 alkaen. Omistajakunnat ovat myös jo ennen kuntayhtymää ulkoistaneet joko osittain tai kokonaan sote-kohteiden ateria- ja siivouspalvelut. Lisäksi kuntayhtymästä puuttuu subsanssiosaaminen, mitä vaaditaan ateria- ja siivouspalvelun johtamisessa, varsinkin terveyspalvelut ja sairaanhoitokohteissa. Käytettävissä olevien keittiötilojen osalta haasteena on se, että hyvinvointialueella ei tule olemaan käytössään valmistuskeittiöitä, koska kunnat tarvitsevat keittiöt omaan käyttöönsä jatkossakin. 

Tukityötä tullaan jatkossakin toteuttamaan omana työnä kohteissa, joissa se esim. tukee asiakkaan/asukkaan kuntoutusta (esim. lastensuojelussa).  

Kilpailutukseen sisällytetään terveyspalvelut ja sairaanhoito – palvelualueen yksiköiden laitoshuoltajat, n. 20 henkilöä  (esim. akuuttiosastot), koska nykyinen toimintamalli on hyvin haavoittuvaa, eikä turvaa 100 %:sta palveluvarmuutta kohteissa haastavan sijaissaatavuuden vuoksi. Lisäksi kohteissa vaaditaan erityisosaamista ja -johtamista siivouksen osalta. Kilpailutukseen sisällytetään mukaan myös Nurmijärven kunnalta siirtyvä tukipalveluhenkilöstö.Henkilöstö siirtyy palveluntuottajalle ns. liikkeen luovutus -periaatteella.

Hanselin kautta käytettävien hankintamenettelyiden kautta ateria- ja siivouspalveluiden hankinnat kuuluvat kolmeen eri dynaamiseen hankintajärjestelmään (DPS:ään). Käytännössä tämä tarkoittaa, että hankinta on toteutettava kolmen eri kilpailutuksen kautta ja mahdollista on, että näihin kaikkiin kolmeen kilpailutukseen tule valittua eri toimittaja; Hanselin järjestelmien kautta toimiessa hankintatarvetta ei siis voida täyttää yhdellä kilpailutuksella, jossa valittaisiin yksi toimittaja. Edellä kuvattu kolmen eri kilpailutuksen toteuttaminen ei siis tue kuntayhtymän tavoitetta saada valittua yhtä toimittajaa vastaamaan kokonaisuudessaan kohteissa tarvittavista ateria- ja siivouspalveluista. Tästä syystä tarkoituksenmukaista olisi saada toteutettua kuntayhtymän oma hankintalain mukainen hankintamenettely, jossa pystyttäisiin toteuttamaan yhden toimittajan valinta ateria- ja siivouspalveluiden toimittajaksi.

Yhden toimittajan valinta on perusteltu kuntayhtymän oman sopimus- ja toimittajahallinnan näkökulmasta. Kuntayhtymällä on tarve saada ateria- ja siivouspalveluiden tuottajaksi taho, jolla on mahdollisuus toteuttaa mainitut tehtävät monitoimijamallilla, jossa kohteissa työskentelevät henkilöt pystyvät toteuttamaan kummankin palvelualan (ateria- ja siivouspalvelu) tehtäviä limittäin. Mainitun mallin hyödyntäminen ei ole mahdollista, jos kumpaankin palvelualaan valitaan oma toimittaja. Tästä syystä kuntayhtymä ei tule myöhemmässä hankintamenettelyssä jakamaan hankinnan kohdetta osiin hankintalain 75 §:ssä tarkoitetulla tavalla.

Ehdotus

Esittelijä

  • Pirjo Laitinen-Parkkonen, kuntayhtymän johtaja, pirjo.laitinen-parkkonen@keusote.fi

Yhtymähallitus päättää:

  1. kumota yhtymähallituksen päätöksen 17.8.2021, §106 seuraavalta osin:
  • liitytään Hanselin ravintolapalveluiden yhteishankintaan
  • liitytään Hanselin siivouspalveluiden yhteishankintaan
  1. että ateria- ja siivouspalvelujen kilpailutus toteutetaan Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän omana kilpailutuksena ja valmistelu jatkuu tämän mukaisesti.

Käsittely:

Hallintopäällikkö Sannamari Nousiainen ja hakintapäällikkö Teemu Tyrkkö pitivät asiaesittelyn.


 

Päätös

Hyväksyttiin esityksen mukaan.

Tiedoksi

Hankinnat, palvelualueet