Yhtymähallitus, kokous 10.11.2020

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 164 Kehitysvammaisten henkilöiden asumispalvelujen palveluntuottajien valinta

KEUDno-2020-6822

Valmistelija

  • Erja Pentti, palvelujohtaja, erja.pentti@keusote.fi
  • Olli-Pekka Alapiessa, Vammaisten palvelujen päällikkö, olli-pekka.alapiessa@keusote.fi
  • Tuija Anttila, Hankintakoordinaattori, tuija.anttila@keusote.fi

Perustelut

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat asumispalvelut pääsääntöisesti kehitysvammaisille henkilöille asumisyksikössä, asumisryhmässä ja erillisessä asunnossa. Hankinnan kohteen optiona ovat asumispalveluihin kohdistuvat kehittämispalvelut.

Dynaamisen toimittajarekisterin perustaminen ja hankintamenettely

Kyseessä on kehitysvammaisten henkilöiden asumispalvelun hankinta dynaamisessa toimittajarekisterissä.

Kyseessä on hankintalain liitteen E mukainen sosiaali- ja terveyspalveluhankinta, johon sovelletaan hankintalain 12 luvun säännöksiä ja lain 3 §:n mukaisia hankintojen yleisiä periaatteita. Hankinta toteutetaan dynaamisena toimittajarekisterinä (jatkossa myös toimittajarekisteri), joka tarkoittaa tilaajan itsensä suunnittelemaa, hankintalain periaatteiden mukaista, kaksivaiheista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen. Kyseessä ei ole hankintalain 42 §:n tarkoittama puitejärjestely. Toimittajarekisterin toteutuksessa hyödynnetään sähköisenä järjestelmänä dynaamista hankintajärjestelmää varten toteutettua järjestelmää. Kyseessä ei kuitenkaan ole hankintalain 49 §:n tarkoittama dynaaminen hankintajärjestelmä.

Hankintayksikkö julkaisi 15.5.2020 hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön KEUDno-2019-1276 sekä osallistumispyyntöön tehdyt korjausilmoitukset 8.6.2020 ja 18.8.2020 ilmoituskanavissa Hankintailmoitukset.fi ja Tarjouspalvelu.fi.

Hankintailmoituksilla perustetaan dynaaminen toimittajarekisteri, jossa hankinnan kohteena ovat
1.    Asumispalvelu asumisyksikössä (ryhmäkodissa)
2.    Asumispalvelu asumisyksikössä (ryhmäkodissa), jonka koko enintään 8 asuntoa
3.    Asumispalvelu asumisryhmässä
4.    Asumispalvelu erillisessä asunnossa
5.    Kehittämispalvelut / optio

Hankintamenettelyn valinnan tarkoituksena on turvata haavoittuvassa asemassa olevan asiakasryhmän erityistarpeet ja palveluiden toteuttaminen ja asiakaskohtaisen palvelun valinta niitä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Kyseessä ovat asiakasryhmän perusoikeuksien toteutumisen kannalta merkitykselliset palvelut. Toimittajarekisterin tarkoituksena on turvata palveluiden jatkuvuus, saatavuus, kattavuus ja asiakkaan tarpeita vastaavuus.

Toimittajarekisteri perustetaan ja sitä täydennetään kaksivaiheisella, rajoitetun menettelyn kaltaisella menettelyllä. Palveluntuottajat voivat hakeutua toimittajarekisteriin sen perustamisvaiheessa ja myöhemmin sopimuskaudella. Sopimuskaudella uusien palveluntuottajien hakeutuminen toimittajarekisteriin on mahdollista kunkin sopimusvuoden tammikuussa, jolloin toimittajarekisteri on auki noin kuukauden ajan. Toimittajarekisterin avautuessa hankintayksikkö voi tehdä toimittajarekisterin ehtoihin muutoksia ja lisätä toimittajarekisteriin uusia osia tarkemmin osallistumispyynnössä kuvatulla tavalla. Samaan aikaan aiemmin toimittajarekisteriin hyväksytyt palveluntuottajat voivat hakeutua toimittajarekisterin uusiin osiin. Hakeutuminen tapahtuu jättämällä osallistumishakemus osallistumispyynnön ehtojen mukaisesti. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta poistua toimittajarekisteristä sen voimassaoloaikana.

Toimittajarekisteriin perustuvia hankintoja voidaan tehdä toimittajarekisterin perustamisesta lähtien sen keston loppuun saakka. Toimittajarekisteri on voimassa kolme (3) vuotta sen perustamisesta (varsinainen sopimuskausi) ja tilaaja voi jatkaa sen voimassaoloa kolmella (3) optiovuodella (optiokausi). Tilaaja ilmoittaa voimassaolon jatkamisesta viimeistään ennen kolmannen sopimusvuoden päättymistä. Tilaaja voi edellä sanotun lisäksi jatkaa toimittajarekisteriä uudella hankintailmoituksella.

Hankintajärjestelmän ehdot ja toiminta on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnössä ja sen liitteessä ”Dynaamisen toimittajarekisterin periaatteet”.

Hankintayksikkö pyysi hankintajärjestelmän perustamisvaiheessa osallistumishakemuksia toimittajarekisterin osiin 1 – 5.

Asiakasosallisuus ja tekninen vuoropuhelu

Asiakkaiden osallisuus hankintamenettelyssä toteutettiin asiakkaille tehdyn asiakaskyselyn, info-/työpajatilaisuuden avulla. Asiakastyöpajaan osallistui 20 henkilöä. Asiakastyöpajasta tiedotettiin asiakaskohtaamisissa sekä paikallislehdissä julkaistulla ilmoituksella. Lisäksi toteutettiin webropol-kysely alueen vammaisneuvostoille ja -järjestöille.

Ennen hankintailmoituksen julkaisemista käytiin teknistä vuoropuhelua. Markkinakartoitustilaisuus pidettiin Hyvinkäällä ja tilaisuuteen osallistui 20 palveluntuottajan edustajaa.

Saadut osallistumishakemukset

Hankintayksikkö sai osallistumispyynnössä asetettuun määräaikaan 22.6.2020 mennessä 21 osallistumishakemusta. Korjausilmoituksessa jatkettiin hankinnan osien 3 ja 4 osalta määräaikaa 3.9.2020 saakka. Määräaikaan mennessä tuli 2 uutta osallistumishakemusta. Osallistumishakemukset ovat liitteiden 1A ja 1B ”Osallistumishakemusten avauspöytäkirja” mukaiset.

Tarjouskilpailussa käytetyn sähköisen kilpailutusjärjestelmän mukaan osallistumispyyntöön kävi tutustumassa 36 yritystä. Osallistumispyyntöön tutustuneista yrityksistä 64 % jätti tarjouksen.

Osallistumishakemuksen jättäneistä yrityksistä 39 % (9 kpl) oli PK-yrityksiä. PK-yrityksellä tarkoitetaan yritystä, jonka henkilöstömäärä on alle 250 ja jonka vuosiliikevaihto on enintään 50 milj.€.

Osallistumispyynnön mukaisesti dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksytään kaikki ehdokkaat, jotka täyttävät osallistumispyynnössä ilmoitetut soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja muut ehdokasta koskevat vähimmäisvaatimukset oli määritelty hankintailmoituksessa ja osallistumispyynnössä.

Hankintalain (1397/2016) 83 §:n 1 mom. mukaan hankintayksikkö voi esittää ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia vaatimuksia sekä vaatia ehdokkaita ja tarjoajia esittämään niihin liittyviä selvityksiä. Lainkohdan mukaan ehdokkaat tai tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Ehdokkaiden soveltuvuuden arviointi

Kaikki saadut osallistumishakemukset täyttivät hankintailmoituksessa asetetut tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset ja muut ehdokasta koskevat vaatimukset. 

Tarjouspyynnön lähettäminen ja saadut tarjoukset

Hankintavaiheen käynnistyttyä hankintayksikkö lähetti kaikille osallistumispyynnön mukaisille ja yleiset vähimmäisvaatimukset täyttäville ehdokkaille osakohtaiset tarjouspyynnöt. Tarjouspyynnöt lähetettiin 2.7.2020 ja korjatut tarjouspyynnöt 11.9.2020.

Tarjousten jättämisen määräaikaan 12.10.2020 klo 10.00 mennessä saatiin 47 tarjousta.  Saadut tarjoukset ovat liitteiden 2A, 2B, 2C ja 2D ”Tarjousten avauspöytäkirja” mukaiset. Kaikki tarjoajat jättivät tarjouksensa asetettuun määräaikaan mennessä.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

OSA 1 Asumispalvelu asumisyksikössä (ryhmäkodissa)

-    Osa-alueeseen ”Asumispalvelu asumisyksikössä (ryhmäkodissa) palveluluokat 2-6” saatiin yhteensä 21 tarjousta
-    Osa-alueeseen ”Asumispalvelu asumisyksikössä (ryhmäkodissa) palveluluokat 2-3” saatiin yhteensä 3 tarjousta

Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että kaikki saadut tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. Ne hyväksytään tarjousvertailuun.

OSA 2 Asumispalvelu asumisyksikössä (ryhmäkodissa), jonka koko enintään 8 asuntoa

-    Osa-alueeseen ”Asumispalvelu asumisyksikössä (ryhmäkodissa), jonka koko enintään 8 asuntoa palveluluokat 2-6” saatiin yksi tarjous
-    Osa-alueeseen ”Asumispalvelu asumisyksikössä (ryhmäkodissa), jonka koko enintään 8 asuntoa palveluluokat 2-3” ei saatu yhtään tarjousta

Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että saatu tarjous oli tarjouspyynnön mukainen ja täytti tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. Se hyväksytään tarjousvertailuun.

OSA 3 Asumispalvelu asumisryhmässä

-    Osa-alueeseen ”Asumispalvelu asumisryhmässä palveluluokat 1-6” saatiin yhteensä 5 tarjousta
-    Osa-alueeseen ”Asumispalvelu asumisryhmässä palveluluokat 1-3” saatiin yhteensä 7 tarjousta

Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että kaikki saadut tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. Ne hyväksytään tarjousvertailuun.

OSA 4 Asumispalvelu erillisessä asunnossa

-    Osa-alueeseen ”Asumispalvelu erillisessä asunnossa palveluluokat 1-6” saatiin yhteensä 1 tarjous
-    Osa-alueeseen ”Asumispalvelu erillisessä asunnossa palveluluokat 1-3” saatiin yhteensä 9 tarjousta

Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että Sivukadun Avopalvelu Oy oli jättänyt päällekkäisen tarjouksen sekä osa-alueelle ”Asumispalvelu erillisessä asunnossa palveluluokat 1-6” ja osa-alueelle ”Asumispalvelu erillisessä asunnossa palveluluokat 1-3”. Tarjouspyynnön mukaan päällekkäisen tarjouksen jättäminen ei ollut sallittua. Jälkimmäiselle osa-alueelle jätetty tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjoajalle lähetetään lisäksi tarjoajakohtainen kirje (liite 5), jossa tarjouskilpailusta sulkemisen perusteet on kuvattu tarkemmin. Sivukadun Avopalvelu Oy:n ensimmäiselle osa-alueelle jätetty tarjous hyväksytään tarjousvertailuun.


Kaikki muut saadut tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja täyttivät tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset. Ne hyväksytään tarjousvertailuun. 

OSA 5 Kehittämispalvelu / optio

Osaan 5 Kehittämispalvelu / optio saatiin yksi tarjous.

Tarjousten tarkastuksessa havaittiin, että Sivukadun Avopalvelu Oy:n tarjous ei täyttänyt kehittämispalvelulle asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Tarjouspyynnön mukaan tarjoukseen oli liitettävä esimerkkikuvaus kehittämisprojektista, jolle oli asetettu sisällöllisiä vaatimuksia. Saadun tarjouksen kehittämispalvelun esimerkkikuvauksessa asetetut vaatimukset eivät täyttyneet.  Se suljetaan tarjouskilpailusta. Tarjoajalle lähetetään lisäksi tarjoajakohtainen kirje (liite 5), jossa tarjouskilpailusta sulkemisen perusteet on kuvattu tarkemmin.

Tarjousten vertailu

Tarjousvertailu suoritettiin erikseen kussakin hankinnan osassa ja osa-alueessa tarjousvertailuun hyväksyttyjen tarjousten kesken.

Hankinnan osissa 1 – 4 Palveluntuottajan valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo oli 70 % ja laadun painoarvo 30 %.

HINTA, painoarvo 70 %. Hintavertailua varten tarjoajan hankinnan osaan tarjoamat yksikköhinnat lasketaan yhteen, jolloin saadaan tarjoajan vertailuhinta. Halvimman vertailuhinnan antanut tarjoaja saa vertailuun 70 pistettä. Muiden tarjoajien hinta suhteutetaan halvimman tarjouksen hintaan kaavalla halvimman tarjouksen hinta / tarjoajan hinta * 70.

LAATU, painoarvo 30 %. Laatuvertailua varten tarjoajan laatuvertailussa saamat pisteet lasketaan yhteen, jolloin saadaan tarjoajan raakapisteet. Eniten raakapisteitä saanut saa tarjousvertailussa täydet 30 pistettä ja muiden tarjousten laatupisteet suhteutetaan kaavalla tarjoajan raakapisteet/ suurimmat raakapisteet * 30.

Laatuperusteina hankinnan osissa 1 – 4 olivat
1)    Asumisyksikön tai asumisryhmän osallisuutta edistävä sijainti 
2)    Asiakkaille lisäarvoa tuovat tilat ja piha-alue
3)    Hyödylliset lisäkoulutukset

Laatuperusteet ja niiden pisteytys on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä. 

Hankinnan osissa 1 – 4 tarjoajan hinta- ja laatupisteet laskettiin yhteen, jolloin saatiin tarjoajan kokonaispisteet. Hankinnan osassa 5 ratkaisuperusteena olivat tarjoajan hintavertailuun saamat kokonaispiteet. Palveluntuottajien ja tarjousten etusijajärjestys toimittajarekisterin osissa ja osa-alueissa muodostuu tarjousvertailun lopputuloksen mukaisesti.

Tarjousvertailun lopputulos on liitteiden 3A, 3B, 3C ja 3D ”Vertailutaulukot” mukainen. Toimittajarekisteriin valittavat palveluntuottajat ja tarjoukset sekä etusijajärjestys kussakin hankinnan osassa ja osa-alueessa on liitteen 4 ”Hyväksytyt tarjoukset ja palveluntuottajat” mukainen.

Valituista tarjoajista kymmenen (10) käyttää alihankintaa. Alihankintaa käyttävät seuraavat yritykset: Attendo Oy, Esperi Care Oy, KVPS Tukena Oy, Mehiläinen Hoivapalvelut Oy, Mehiläinen Omakoti Ravuri Oy, Mehiläinen Oy, Narikka Erja Birgit Oy, Perhekoti Jääskeläinen Oy, Provesta Oy ja Uudenmaan vammaispalvelusäätiö sr. Alihankinnan kohteina ovat seuraavat palvelut: vuokratyövoimapalvelu, ateria-, siivous- ja kiinteistöhuoltopalvelu, lääkkeiden annosjakelupalvelu, lääkehoidon vastuupalvelu sekä rajoitustoimenpiteiden käytön arviontiin ja seurantaan tarvittavat lausuntopalvelut.

Taloudelliset vaikutukset

Koko hankinnan ennakoitu laskennallinen arvo on enimmillään 22 milj.€/vuosi (88 milj.€/ nelivuotiskausi), alv 0 %. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Kustannukset maksetaan vammaisten palvelujen kustannuspaikalta kehitysvammaisten asumispalvelut 390 453 01.

Hankintasopimus ja ilmoitus

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Palveluntuottajalta tullaan pyytämään hankintamenettelyssä toimitettavaksi edellytetyt ja tarjoajan soveltuvuuteen liittyvät selvitykset ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.

Hankinta-asiaan muutosta hakevalle asetettu hankintalain 148 §:ssä velvollisuus ilmoittaa hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi.  Hankintayksikkö pyytää toimittamaan mahdollisen muutoksenhakua koskevan ilmoituksen osoitteeseen kirjaamo@keusote.fi.

Hankintamenettelyä koskeva kertomus

Tämä päätös on myös hankintalain 124 §:n mukainen hankintamenettelyä koskeva kertomus. Hankintayksikön yhteystiedot ovat seuraavat: Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymä, Sandelininkatu 1, 05800 Hyvinkää, sähköposti: kirjaamo@keusote.fi.

 

Ehdotus

Esittelijä

  • Pirjo Laitinen-Parkkonen, kuntayhtymän johtaja, pirjo.laitinen-parkkonen@keusote.fi

Yhtymähallitus päättää

  1. valita dynaamiseen toimittajarekisteriin liitteen 4 ”Hyväksytyt palveluntuottajat ja tarjoukset” mukaiset palveluntuottajat liitteen mukaisessa etusijajärjestyksessä ja
  2. hylätä tarjouspyynnön vastaisena Sivukadun Avopalvelu Oy:n tarjouksen kokonaisuudessaan hankinnan osassa 5 kehittämispalvelu / optio ja osittain päällekkäisen tarjouksen osalta osan 4 osa-alueessa 2. Ulossulkemisen perusteet on kuvattu tarkemmin tarjoajakohtaisessa kirjeessä.
  3. oikeuttaa kuntayhtymän ikäihmisten ja vammaisten palvelujen palvelujohtajan allekirjoittamaan valittujen palveluntuottajien kanssa sopimukset 

Päätös

Hyväksyttiin esityksen mukaan. Puheenjohtaja totesi, että asiakirjojen ja liitteiden julkisuus ja niiden esilläolo esityslistoissa ja pöytäkirjoissa tarkistetaan lakeihin ja julkisuusperiaatteeseen nähden.

Tiedoksi

Ehdokkaat ja tarjoajat, hankintapalvelut, ostolaskujen käsittelijät

Liitteet

Oheismateriaali