Perustelut
Kunnallista asiakirjahallintoa ohjaa arkistolaki (831/1994), jossa määritellään arkistotoimen tehtäviksi varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Asiakirjahallintoa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista tietosuoja ja oikeusturva huomioiden. Asiakirjojen on myös palveltava tutkimuksen tiedon lähteinä.
Arkistotoimen järjestäminen kuntayhtymässä kuuluu yhtymähallitukselle, jonka on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kuntayhtymän asiakirjahallintoa sekä huolehtii kuntayhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistonmuodostajan on lisäksi määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuut ja käytännön hoito järjestetään ja määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Arkistolain lisäksi asiakirjahallinnossa on otettava huomioon muu lainsäädäntö sekä arkistolaitoksen määräykset ja ohjeet.
Liitteenä oleva Keski-Uudenmaan sote –kuntayhtymän asiakirjahallinnon ohjeistus on yleisohjeistus. Toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.
Lisätietoja:
tiedonhallinnan erityisasiantuntija Sari Kuha-Kanerva, puh. 040 314 3310
sari.kuha-kanerva@keusote.fi
Päätös
Hyväksyttiin esityksen mukaan.